Khi một người thừa kế không về được, cách phổ biến nhất là người đó lập văn bản uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực cho người khác ký thay văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản. Nếu người đó muốn nhường phần, có thể tự lập văn bản từ chối nhận di sản hoặc tặng cho ở nơi mình đang ở, rồi gửi về. Cách thứ ba, đơn giản nhất nhưng tốn thời gian, là chờ đến dịp người đó về và cả nhà cùng ra công chứng một buổi.
Chọn cách nào phụ thuộc vào việc người ở xa muốn nhận phần, muốn nhường, hay chưa quyết, và vào mức tin tưởng giữa anh chị em. Bài đi qua từng cách, chỉ ra chữ nào trong văn bản uỷ quyền hay gây hỏng việc. Trường hợp người ở nước ngoài có thêm khâu ký tại cơ quan đại diện hoặc hợp pháp hoá lãnh sự; phần đó chỉ nêu ở mức đủ dùng, chi tiết nằm ở bài về thừa kế có yếu tố nước ngoài trên trang này.
Ba cách và khi nào nên dùng
Bảng dưới so sánh ba cách theo những điều gia đình hay cân nhắc. Không có cách nào luôn đúng; người ở xa nên tự quyết dựa trên việc mình muốn gì với phần di sản.
| Cách | Hợp khi | Điểm cần cẩn thận |
|---|---|---|
| Uỷ quyền cho người khác ký thay | Người ở xa vẫn nhận phần hoặc đồng ý cách chia đã bàn, tin người được uỷ quyền | Phạm vi uỷ quyền phải ghi đủ việc, đúng tài sản; quá rộng thì rủi ro, quá hẹp thì không dùng được |
| Tự lập văn bản từ chối nhận di sản ở nơi mình đang ở | Người ở xa không nhận gì và muốn rút khỏi việc thừa kế | Phải lập trước thời điểm phân chia; không dùng để trốn nợ của chính mình; không chỉ định được phần mình về tay ai |
| Chờ về ký trực tiếp | Không gấp, người ở xa có kế hoạch về trong thời gian gần | Kéo dài thời gian, tài sản treo; ai đó có thể mất hoặc đổi ý trong lúc chờ |
| Công chứng ngoài trụ sở (biến thể của ký trực tiếp) | Người thừa kế ở gần nhưng già yếu, bệnh nặng, không tự đi được | Phải có lý do chính đáng theo quy định; hẹn công chứng viên trước, có thể phát sinh chi phí đi lại |
Một lưu ý về từ chối: văn bản từ chối làm phần của người đó được chia lại theo luật cho những người cùng hàng, không chỉ định được cho một người cụ thể. Nếu người ở xa muốn dồn phần mình về cho một người, cách đúng là tặng cho phần đó trong văn bản thoả thuận phân chia, ký trực tiếp hoặc qua uỷ quyền.
Uỷ quyền: ai làm, ở đâu, ghi những gì
Người ở xa là bên uỷ quyền, người ở nhà là bên được uỷ quyền. Nếu ở trong nước, bên uỷ quyền có thể lập văn bản uỷ quyền tại tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang sống mà không cần về quê. Việc uỷ quyền liên quan đến bất động sản có thể được công chứng ở tổ chức công chứng ngoài tỉnh có nhà đất theo cách quy định lâu nay; vẫn nên hỏi lại tổ chức công chứng ở nơi có tài sản xem họ có yêu cầu gì riêng về hình thức hay nội dung không.
Văn bản uỷ quyền nên ghi rõ: người uỷ quyền là người thừa kế của ai, theo quan hệ gì; di sản cụ thể là gì, kèm số giấy chứng nhận; người được uỷ quyền được làm những việc gì, như nộp hồ sơ, ký văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia, nhận phần di sản thay, ký hồ sơ đăng ký biến động, nộp nghĩa vụ tài chính, nhận giấy chứng nhận mới. Thời hạn uỷ quyền nên đủ dài để đi hết các bước, kể cả khi niêm yết có khiếu nại phải kéo dài.
Nếu cả nhà đã thống nhất cách chia, nên ghi luôn phương án chia vào văn bản uỷ quyền, ví dụ ghi rõ người uỷ quyền đồng ý để người thừa kế B đứng tên toàn bộ thửa đất và tặng cho B phần mình được hưởng; câu chữ cụ thể để công chứng viên soạn. Ghi phương án chia vừa bảo vệ người ở xa, vừa giúp công chứng viên ở nơi có tài sản yên tâm rằng người được uỷ quyền không vượt quyền.
Những chữ trong văn bản uỷ quyền hay làm hỏng việc
Thiếu tên tài sản. Uỷ quyền kiểu "giải quyết các việc liên quan đến thừa kế của người cha" nghe đầy đủ nhưng nhiều công chứng viên không chấp nhận vì không xác định được di sản. Khi di sản có nhà đất, nên ghi số thửa, tờ bản đồ, số giấy chứng nhận theo đúng giấy tờ hiện có.
Thiếu quyền tặng cho hoặc từ chối. Người được uỷ quyền chỉ được làm đúng việc ghi trong văn bản. Nếu cả nhà định để người con út đứng tên, mà văn bản uỷ quyền chỉ ghi "ký văn bản khai nhận", người được uỷ quyền không thể thay người ở xa tặng cho phần đó. Phải làm lại uỷ quyền, mất thêm vài tuần.
Quyền quá rộng. Ngược lại, uỷ quyền kèm quyền "chuyển nhượng, thế chấp, định đoạt" phần di sản mà không giới hạn là mở cửa cho rủi ro. Người được uỷ quyền có thể bán luôn phần của người ở xa. Nếu chỉ cần ký thủ tục thừa kế thì chỉ uỷ quyền việc đó.
Thời hạn quá ngắn. Thời hạn ba tháng có thể không đủ khi phải xin trích lục, niêm yết, chờ xác nhận và sang tên. Hết hạn giữa chừng thì người được uỷ quyền không ký tiếp được. Nên ghi thời hạn hợp lý hoặc ghi "đến khi hoàn tất thủ tục", tuỳ công chứng viên tư vấn.
Ghi tên người được uỷ quyền sai. Sai một chữ trong họ tên hoặc số giấy tờ tuỳ thân so với căn cước của người được uỷ quyền là văn bản không dùng được. Chụp căn cước của người được uỷ quyền gửi cho người ở xa trước khi họ đi công chứng.
Người ở nước ngoài: thêm hai khâu cần tính
Người thừa kế đang ở nước ngoài thường có hai lựa chọn để lập văn bản uỷ quyền hoặc từ chối. Lựa chọn thứ nhất là đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, như đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán, để được công chứng hoặc chứng thực theo thẩm quyền của cơ quan đại diện. Văn bản lập theo cách này được dùng ở Việt Nam như văn bản lập trong nước. Bạn nên liên hệ cơ quan đại diện trước để biết lịch tiếp dân và giấy tờ cần mang, vì nhiều nơi phải đặt hẹn.
Lựa chọn thứ hai là lập văn bản tại cơ quan công chứng của nước sở tại. Khi đó văn bản thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại, và phải dịch sang tiếng Việt có chứng thực trước khi nộp cho tổ chức công chứng ở Việt Nam. Cách này có thể nhanh hơn ở nơi xa cơ quan đại diện, nhưng tổng thời gian có khi lâu hơn vì thêm khâu hợp pháp hoá và dịch.
Dù cách nào, hãy gửi bản nháp nội dung uỷ quyền về cho tổ chức công chứng ở Việt Nam xem trước. Nhiều gia đình mất cả mùa vì văn bản lập ở nước ngoài thiếu số giấy chứng nhận hoặc thiếu quyền tặng cho, phải làm lại từ đầu với chi phí đi lại không nhỏ. Quyền của người ở nước ngoài đối với nhà đất, như được đứng tên hay chỉ nhận giá trị, là chuyện khác cần tìm hiểu riêng.
Trình tự gợi ý khi có một người ở xa
Trình tự dưới đây giúp cả nhà tránh làm hai, ba lần. Nó giả định người ở xa đồng ý với phương án chia; nếu chưa đồng ý thì việc đầu tiên là bàn cho xong, không phải đi làm uỷ quyền.
- Cả nhà bàn và chốt phương án: ai nhận gì, ai nhường cho ai, ai sẽ là người được uỷ quyền.
- Người ở nhà đến tổ chức công chứng ở nơi có tài sản, mang hồ sơ, hỏi rõ văn bản uỷ quyền cần ghi những gì để được chấp nhận.
- Gửi nội dung đó cho người ở xa, kèm thông tin chính xác của người được uỷ quyền và của tài sản.
- Người ở xa lập văn bản uỷ quyền tại tổ chức công chứng nơi mình ở, hoặc tại cơ quan đại diện, hoặc theo đường công chứng nước sở tại có hợp pháp hoá.
- Gửi bản chính văn bản uỷ quyền về bằng đường bảo đảm, giữ lại bản sao và mã gửi.
- Người được uỷ quyền nộp hồ sơ khai nhận hoặc thoả thuận phân chia, theo dõi niêm yết, ký thay khi đến lịch.
- Sau khi có văn bản công chứng, gửi bản sao cho người ở xa và báo từng bước sang tên để mọi người cùng nắm.
Bước cuối nghe như chuyện phép lịch sự, nhưng nó giữ hoà khí. Người ở xa thường lo nhất là không biết chuyện gì đang diễn ra với phần của mình. Gửi bản sao và báo tin đều đặn là cách rẻ nhất để không ai nghi ngờ ai.
Khi nào không nên dùng uỷ quyền
Uỷ quyền là công cụ tiện, nhưng có những ca không nên dùng. Thứ nhất, khi anh chị em đang có mâu thuẫn và người ở xa chưa thật sự tin người ở nhà. Uỷ quyền rộng trong hoàn cảnh đó dễ thành nguồn kiện tụng. Nên chờ bàn xong, hoặc chỉ uỷ quyền phạm vi rất hẹp, ghi rõ phương án chia đã chốt.
Thứ hai, khi người ở xa chưa quyết nhận hay nhường. Uỷ quyền trong lúc còn lưỡng lự thường dẫn tới việc người được uỷ quyền phải tự quyết thay, rồi về sau người uỷ quyền không đồng ý. Thời điểm phân chia di sản cũng là mốc cuối cùng để từ chối nhận di sản; nếu chưa quyết thì nên nói rõ để cả nhà chờ, không ký vội.
Thứ ba, khi di sản có giá trị lớn hoặc có yếu tố phức tạp như đất chưa có giấy chứng nhận, đang có tranh chấp với hàng xóm, hay có nợ chưa rõ. Lúc đó người ở xa nên dành thời gian tìm hiểu, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký bất kỳ văn bản nào. Một văn bản uỷ quyền ký vội có thể khiến người ở xa gánh nghĩa vụ mà mình không lường trước.
Câu hỏi thường gặp
Người ở tỉnh khác có phải về quê để làm văn bản uỷ quyền không?
Thường không cần. Người đó có thể lập văn bản uỷ quyền tại tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang ở. Tuy vậy, nên hỏi tổ chức công chứng ở nơi có tài sản về nội dung cần ghi trước, để văn bản lập xong dùng được ngay, không phải làm lại.
Có thể ký văn bản thoả thuận phân chia ở hai văn phòng công chứng khác nhau không?
Thông thường các bên ký trước mặt công chứng viên đang chứng nhận văn bản đó. Ký rải ở hai nơi cho cùng một văn bản không phải cách làm phổ biến. Vì vậy người ở xa thường uỷ quyền, hoặc tự lập văn bản từ chối nhận di sản ở nơi mình ở nếu không nhận phần.
Người được uỷ quyền có tự ý nhận phần di sản về mình được không?
Không. Người được uỷ quyền chỉ được làm đúng việc trong phạm vi uỷ quyền và vì lợi ích của người uỷ quyền. Nếu văn bản uỷ quyền không ghi quyền tặng cho phần di sản cho chính người được uỷ quyền thì họ không được làm việc đó. Làm vượt quyền có thể bị yêu cầu huỷ và bồi thường.
Người ở nước ngoài có thể từ chối nhận di sản không cần về Việt Nam không?
Có thể, bằng văn bản từ chối lập tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc tại cơ quan công chứng nước sở tại có hợp pháp hoá và dịch thuật theo quy định. Văn bản phải được thể hiện trước thời điểm phân chia di sản và gửi đến những người liên quan theo đúng quy định của luật dân sự.
Bố mẹ già yếu không đi được thì có phải uỷ quyền không?
Không bắt buộc. Nếu người thừa kế già yếu, bệnh nặng không thể đến trụ sở, có thể đề nghị công chứng viên đến tận nhà hoặc bệnh viện để ký, gọi là công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên sẽ kiểm tra người đó còn minh mẫn và tự nguyện. Nếu người đó không còn nhận thức được thì không thể ký, kể cả qua uỷ quyền.
Văn bản uỷ quyền có hết hiệu lực khi người uỷ quyền mất không?
Có. Theo nguyên tắc của luật dân sự, uỷ quyền chấm dứt khi bên uỷ quyền hoặc bên được uỷ quyền chết. Nếu người ở xa mất trong lúc thủ tục đang làm, phần của họ trở thành di sản của họ và những người thừa kế của họ sẽ tham gia tiếp. Đây là lý do không nên để thủ tục kéo dài quá lâu.