Văn bản khai nhận di sản dùng khi chỉ có một người được hưởng, hoặc nhiều người cùng hưởng nhưng thống nhất để di sản ở dạng chung, không chia. Văn bản thoả thuận phân chia di sản dùng khi những người thừa kế muốn chia rõ ai được tài sản nào, phần nào, kể cả khi có người nhường phần của mình cho người khác. Cả hai đều lập tại tổ chức hành nghề công chứng, đều phải qua bước niêm yết, và đều là căn cứ để sau đó đăng ký sang tên tài sản.
Nhiều gia đình ra văn phòng công chứng mới biết có hai loại văn bản và lúng túng không biết nói gì với công chứng viên. Chọn sai không làm mất quyền, nhưng có thể khiến cả nhà phải quay lại làm thêm một lần, hoặc để lại một tài sản chung mà về sau muốn bán phải gom đủ chữ ký của năm, sáu người. Bài này đi qua tiêu chí chọn, những gì mỗi văn bản ghi, và vài ca hay gặp để bạn quyết định trước khi đi.
Hai văn bản khác nhau ở những điểm nào
Bảng dưới đặt hai văn bản cạnh nhau theo những câu hỏi gia đình hay hỏi nhất. Đây là cách phân biệt phổ biến lâu nay trong nghề công chứng; chi tiết thủ tục theo Luật Công chứng 2024 và văn bản hướng dẫn bạn nên hỏi lại tổ chức công chứng nơi mình làm.
| Câu hỏi | Văn bản khai nhận di sản | Văn bản thoả thuận phân chia di sản |
|---|---|---|
| Dùng khi nào | Chỉ một người hưởng toàn bộ; hoặc nhiều người cùng hưởng nhưng muốn giữ chung, không chia | Nhiều người hưởng và muốn xác định rõ phần, rõ tài sản của từng người |
| Kết quả trên giấy tờ tài sản | Một người đứng tên, hoặc nhiều người cùng đứng tên chung theo phần | Mỗi người đứng tên phần hoặc tài sản mình được chia |
| Có thể nhường phần cho người khác không | Không phải mục đích của văn bản này | Được: một người có thể tặng cho phần mình được hưởng cho người thừa kế khác ngay trong văn bản |
| Ai phải có mặt ký | Tất cả những người cùng khai nhận | Tất cả những người thừa kế có phần, kể cả người nhường phần |
| Hay dùng cho | Con một; vợ hoặc chồng là người duy nhất còn lại; anh chị em muốn giữ nhà thờ chung | Nhà đất chia cho một người, các người khác nhận tiền hoặc nhường; nhiều tài sản chia theo món |
| Hệ quả về sau | Tài sản chung: muốn bán, thế chấp phải đủ các đồng sở hữu đồng ý | Mỗi người tự quyết phần của mình, ít ràng buộc nhau hơn |
Điểm cần nhớ nhất: khai nhận là "nhận về", còn thoả thuận phân chia là "nhận về và chia luôn". Nếu cả nhà đã thống nhất được ai lấy gì, văn bản thoả thuận phân chia thường gọn hơn về lâu dài. Nếu chưa thống nhất được cách chia nhưng cần làm giấy tờ trước, ví dụ để đứng tên chung rồi tính sau, khai nhận chung là lựa chọn hợp lý, miễn là mọi người hiểu rằng từ đó tài sản là của chung.
Khai nhận di sản: khi một người nhận hoặc nhiều người giữ chung
Trường hợp điển hình nhất là người duy nhất được hưởng. Bố mất, mẹ đã mất trước, ông bà nội đã mất từ lâu, gia đình chỉ có một người con: người con đó là người duy nhất ở hàng thừa kế thứ nhất và khai nhận toàn bộ di sản. Tương tự, người để lại di chúc cho một người hưởng toàn bộ và không có ai thuộc diện được hưởng phần bắt buộc thì người được chỉ định khai nhận theo di chúc. Thực tế cách gọi tên và cách lập văn bản khi có di chúc có thể khác nhau giữa các tổ chức công chứng, nên hỏi trước.
Trường hợp thứ hai ít người để ý: nhiều người cùng được hưởng nhưng không muốn chia. Ví dụ giả định: ba anh em được thừa kế căn nhà ở quê, ai cũng đã có chỗ ở ổn định, muốn giữ căn nhà làm nơi tụ họp ngày giỗ. Họ có thể cùng khai nhận và cùng đứng tên chung. Giấy chứng nhận khi đó ghi tên cả ba người hoặc ghi một người đại diện kèm danh sách đồng sở hữu, tuỳ cách văn phòng hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai thực hiện theo quy định hiện hành.
Khai nhận chung có cái giá của nó. Từ lúc đứng tên chung, mọi việc lớn với căn nhà như bán, cho thuê dài hạn, thế chấp vay vốn đều cần sự đồng ý của các đồng sở hữu. Mười năm sau, khi một người đã mất và phần của người đó lại thành di sản của vợ con họ, số người cần ký có thể tăng lên gấp đôi. Nên trước khi chọn khai nhận chung, cả nhà nên nói rõ với nhau mục đích và tính trước cách xử lý khi một người muốn rút phần.
Thoả thuận phân chia: khi cả nhà muốn chia rõ từng phần
Văn bản thoả thuận phân chia di sản ghi những ai là người thừa kế, di sản gồm những gì, và mỗi người nhận gì. Cách chia không bắt buộc phải bằng nhau. Pháp luật chia đều theo hàng khi không có di chúc, nhưng những người thừa kế có quyền thoả thuận khác, miễn là tự nguyện và không làm thiệt hại quyền của người khác, ví dụ không dùng thoả thuận để né một khoản nợ mà chính mình đang phải trả.
Đây cũng là văn bản để "nhường phần". Theo cách quy định lâu nay của luật công chứng, trong văn bản thoả thuận phân chia, một người thừa kế có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mình được hưởng cho người thừa kế khác. Ví dụ giả định: mẹ mất không để di chúc, di sản là phần của mẹ trong căn nhà; bố và ba người con là bốn người thừa kế. Cả nhà thống nhất để người con út đang ở cùng bố đứng tên phần đó. Văn bản thoả thuận phân chia ghi rõ bố và hai người con còn lại tặng cho phần mình được hưởng cho người con út.
Thoả thuận phân chia còn dùng khi di chúc có, nhưng không xác định rõ phần của từng người, ví dụ di chúc ghi "để lại nhà cho các con" mà không nói ai bao nhiêu. Khi đó các con thoả thuận cách chia trong khuôn khổ di chúc. Nếu di chúc đã ghi rõ ai được gì thì thường không cần thoả thuận lại, trừ khi những người được hưởng muốn đổi cho nhau sau khi đã nhận; việc đó phải được công chứng viên xem xét cách lập cho đúng.
Bốn câu hỏi giúp chọn đúng văn bản trước khi đi công chứng
Có bao nhiêu người được hưởng? Một người thì gần như chắc chắn là khai nhận. Từ hai người trở lên thì chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Đừng quên những người dễ bị bỏ sót: cha mẹ của người mất nếu còn sống, vợ hoặc chồng hợp pháp, con riêng, con nuôi đã đăng ký. Đếm thiếu người ngay từ đầu thì văn bản nào cũng có nguy cơ bị huỷ về sau.
Cả nhà muốn giữ chung hay chia? Muốn giữ chung, chưa ai cần tách phần thì khai nhận chung. Muốn mỗi người tự quyết phần mình, hoặc muốn dồn về một người, thì thoả thuận phân chia. Không nên chọn khai nhận chung chỉ vì "cho nhanh" trong khi trong lòng mỗi người đã có ý định khác nhau.
Có ai nhường phần không? Có người nhường thì cần thoả thuận phân chia, hoặc người đó lập văn bản từ chối nhận di sản. Hai cách cho kết quả gần giống nhau trên sổ, nhưng khác nhau về thời điểm được làm, về nợ và về thuế. Bài riêng về nhường phần trên trang này đi sâu chuyện đó.
Di sản có nhiều tài sản ở nhiều nơi không? Một văn bản có thể gom nhiều tài sản, nhưng nếu nhà đất nằm ở các tỉnh khác nhau thì phải tính đến phạm vi công chứng bất động sản và nơi niêm yết. Có gia đình lập hai văn bản ở hai nơi, mỗi văn bản cho tài sản ở tỉnh đó. Hỏi tổ chức công chứng trước để khỏi đi hai lần.
Mỗi văn bản thường ghi những gì
Không có "mẫu chuẩn" dùng chung cho mọi nhà; công chứng viên soạn hoặc kiểm tra dự thảo theo hồ sơ thật. Nhưng một văn bản thừa kế đầy đủ thường có các nội dung sau, biết trước giúp bạn chuẩn bị giấy tờ đúng.
- Thông tin người để lại di sản: họ tên, giấy tờ tuỳ thân, ngày mất, nơi cư trú cuối cùng, căn cứ là trích lục khai tử hoặc giấy chứng tử.
- Căn cứ hưởng thừa kế: theo pháp luật thì ghi quan hệ của từng người với người mất; theo di chúc thì ghi di chúc nào, lập ngày nào, hình thức gì.
- Danh sách đầy đủ người thừa kế, kèm lời cam đoan không còn ai khác ngoài những người có tên, và cam đoan không có ai bị truất quyền hoặc không được hưởng.
- Danh mục di sản: từng thửa đất, căn nhà, xe, sổ tiết kiệm… kèm số giấy chứng nhận hoặc giấy đăng ký; nếu là phần trong tài sản chung vợ chồng thì ghi đã xác định phần của người mất.
- Phần nội dung chính: ai nhận gì (khai nhận) hoặc chia thế nào, ai tặng cho phần của mình cho ai (thoả thuận phân chia).
- Cam kết về nghĩa vụ: những người nhận di sản cùng thực hiện nghĩa vụ tài sản người mất để lại trong phạm vi di sản, như nợ, thuế còn thiếu.
- Thông tin về việc niêm yết đã hoàn tất, không có khiếu nại, và lời chứng của công chứng viên.
Lời cam đoan về danh sách người thừa kế là phần nặng nhất. Nếu sau này có người bị bỏ sót xuất hiện, chính lời cam đoan này là thứ được đem ra xem xét. Đừng ký khi trong nhà còn ai đó nghi ngờ về một người con riêng hay một cuộc hôn nhân trước của người mất.
Ca hay gặp: khai nhận trước rồi muốn chia, hoặc đã chia rồi muốn đổi
Ca thứ nhất: ba anh em đã khai nhận chung căn nhà, vài năm sau một người cần tiền và muốn tách phần. Lúc này không còn là chuyện thừa kế nữa. Căn nhà đã là tài sản chung của ba người, và việc chia là chia tài sản chung, hoặc hai người mua lại phần của người thứ ba bằng một hợp đồng chuyển nhượng. Các nghĩa vụ thuế, phí khi đó tính theo giao dịch mới, không còn được hưởng cách tính của thừa kế. Đây là lý do nhiều công chứng viên hỏi kỹ "có chắc muốn giữ chung không" trước khi soạn văn bản khai nhận.
Ca thứ hai: văn bản thoả thuận phân chia đã công chứng, chưa sang tên, một người đổi ý. Văn bản công chứng chỉ được sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ khi tất cả những người đã ký cùng đồng ý và việc đó cũng phải công chứng. Một người đơn phương rút lại thì không được; nếu cho rằng mình bị lừa dối, bị ép buộc khi ký, người đó phải yêu cầu toà án tuyên văn bản vô hiệu. Vì vậy, đừng ký văn bản thoả thuận phân chia khi trong lòng còn lăn tăn.
Ca thứ ba: có di chúc nhưng những người được hưởng muốn chia khác di chúc. Nếu di chúc hợp pháp và mọi người được hưởng đều đồng ý, họ có thể nhận theo di chúc rồi thoả thuận lại với nhau. Nhưng nếu trong nhà có người thuộc diện được hưởng phần bắt buộc dù không có tên trong di chúc, như cha mẹ, vợ chồng, con chưa thành niên hoặc con đã thành niên mà không có khả năng lao động, thì phải tính phần của họ trước. Ca này nên để công chứng viên tính, hoặc hỏi luật sư trên AI Cố Vấn nếu di sản có giá trị lớn.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản khai nhận và văn bản thoả thuận phân chia có giá trị pháp lý như nhau không?
Cả hai đều là văn bản công chứng, có giá trị thi hành với các bên ký và là căn cứ để đăng ký sang tên tài sản. Khác nhau ở nội dung: một bên ghi nhận việc nhận di sản, một bên ghi nhận cả cách chia. Không văn bản nào mạnh hơn văn bản nào; chọn theo đúng tình huống gia đình.
Một người con ở xa không về được thì có lập văn bản thoả thuận phân chia được không?
Được, nếu người đó uỷ quyền hợp lệ cho người khác ký thay, hoặc tổ chức công chứng có cách sắp xếp việc ký phù hợp với quy định. Những người còn lại không được gạt người đó ra để tự chia. Văn bản thiếu chữ ký của một người có phần thì không được công chứng.
Khai nhận chung rồi có chia lại được không?
Được, nhưng khi đó là chia tài sản chung hoặc chuyển nhượng giữa các đồng sở hữu, không còn là thủ tục thừa kế. Các nghĩa vụ tài chính sẽ tính theo giao dịch mới. Nếu đã biết sẽ chia thì nên chia ngay ở bước thừa kế để đỡ một lần thủ tục và chi phí.
Có thể khai nhận một phần di sản trước, phần còn lại để sau không?
Thực tế có gia đình khai nhận trước những tài sản đã đủ giấy tờ, phần chưa có giấy chứng nhận thì làm sau khi được cấp giấy. Cách làm này thường được chấp nhận, nhưng mỗi lần đều phải liệt kê đủ người thừa kế và niêm yết lại. Hỏi tổ chức công chứng để biết có gộp được bước nào không.
Văn bản thoả thuận phân chia có cần ghi giá trị tài sản không?
Thường có phần ghi giá trị do các bên tự thoả thuận hoặc để phục vụ việc tính phí công chứng và nghĩa vụ tài chính khi sang tên. Con số này nên ghi trung thực. Ghi thấp đi không giúp gì nhiều mà còn có thể gây rắc rối khi cơ quan thuế xác định nghĩa vụ hoặc khi có tranh chấp về sau.
Nếu chỉ có hai vợ chồng và một người mất thì người còn lại khai nhận thế nào?
Trước hết phải tách phần tài sản chung vợ chồng: phần của người còn sống không phải di sản. Phần của người mất mới chia cho những người thừa kế, gồm vợ hoặc chồng còn sống, các con, và cha mẹ của người mất nếu còn sống. Chỉ khi không còn ai khác ở hàng thứ nhất, người còn lại mới khai nhận toàn bộ.