Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp muốn dùng trong hồ sơ thừa kế ở Việt Nam thường phải đi qua hai khâu: hợp pháp hoá lãnh sự để xác nhận con dấu, chữ ký của nơi cấp là thật, và dịch sang tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch. Giấy được miễn hợp pháp hoá theo điều ước mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại thì bỏ khâu đầu, nhưng vẫn phải dịch. Giấy do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp thì không phải hợp pháp hoá.
Phần lớn hồ sơ bị trả không phải vì thiếu giấy, mà vì làm sai thứ tự, dịch tên mỗi bản một kiểu, hoặc gửi về bản sao loại không được chấp nhận. Bài này đi từng loại giấy hay gặp trong hồ sơ thừa kế, chỉ ra nó dùng để chứng minh điều gì, và những lỗi cần tránh trước khi gửi qua bưu điện quốc tế.
Từng loại giấy nước ngoài và nó chứng minh điều gì
Mỗi giấy trong hồ sơ đều trả lời một câu hỏi của công chứng viên. Biết giấy nào trả lời câu nào giúp bạn không gửi thừa, cũng không gửi thiếu.
| Loại giấy | Chứng minh điều gì | Lưu ý khi xin ở nước ngoài |
|---|---|---|
| Giấy chứng tử | Người để lại di sản đã chết, chết lúc nào | Xin bản sao pháp lý từ cơ quan hộ tịch, kiểm tra tên, ngày sinh, ngày giờ mất |
| Giấy khai sinh của người thừa kế | Quan hệ cha mẹ con với người mất | Bản đầy đủ có tên cha mẹ; một số nước có bản rút gọn không ghi cha mẹ, loại đó thường không đủ |
| Giấy chứng nhận kết hôn | Vợ hoặc chồng hợp pháp của người mất | Kết hôn ở nước ngoài của công dân Việt Nam nên được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam |
| Giấy ly hôn, bản án ly hôn | Hôn nhân trước đã chấm dứt, người vợ hoặc chồng cũ không còn quyền | Bản án nước ngoài về ly hôn có thể cần ghi chú hoặc công nhận ở Việt Nam |
| Giấy tờ nhập tịch, đổi tên | Tên cũ và tên mới là cùng một người | Giấy chứng nhận nhập tịch thường ghi tên cũ; giữ bản gốc cẩn thận |
| Văn bản uỷ quyền, văn bản từ chối lập ở nước ngoài | Ý chí của người thừa kế ở nước ngoài | Ký tại cơ quan đại diện Việt Nam thì không phải hợp pháp hoá |
| Di chúc lập ở nước ngoài | Ý chí định đoạt tài sản của người mất | Kèm giấy tờ cho thấy di chúc lập đúng hình thức nơi lập |
Bảng không phải danh sách bắt buộc cho mọi nhà. Gia đình nào có người mất ở Việt Nam, chỉ một người con ở nước ngoài thì chỉ cần giấy khai sinh và giấy tờ quốc tịch của người con đó. Nhưng gia đình có người mất ở nước ngoài, hai đời hôn nhân và con sinh ở nhiều nước thì gần như cần đủ cả bảng.
Thứ tự làm cho một giấy nước ngoài
Làm đúng thứ tự giúp tránh phải dịch lại hoặc gửi đi gửi lại. Trình tự dưới là cách làm phổ biến; từng nước có thể khác ở khâu chứng thực trong nước của họ.
- Xin bản chính hoặc bản sao có giá trị pháp lý từ cơ quan cấp ở nước ngoài. Kiểm tra mọi thông tin trước khi làm tiếp.
- Làm khâu chứng thực của nước sở tại theo yêu cầu: thường là xác nhận của cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan được giao của nước đó.
- Mang giấy đến cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó để hợp pháp hoá lãnh sự, trừ khi được miễn theo điều ước hoặc có đi có lại.
- Gửi bản gốc đã hợp pháp hoá về Việt Nam bằng dịch vụ có theo dõi bưu gửi. Giữ bản chụp màu đầy đủ mọi trang, kể cả trang có con dấu hợp pháp hoá.
- Dịch sang tiếng Việt tại Việt Nam: dịch toàn bộ, kể cả con dấu và dòng hợp pháp hoá; công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định.
- Nộp kèm bản gốc và bản dịch cho tổ chức công chứng. Hỏi trước họ có nhận bản dịch đã làm ở nơi khác không.
Có người dịch trước rồi mới hợp pháp hoá, hoặc dịch ở nước ngoài bởi người dịch không được chứng thực ở Việt Nam. Hai cách đó thường dẫn đến việc phải dịch lại, vì bản dịch không có phần con dấu hợp pháp hoá, hoặc chữ ký người dịch không được công nhận.
Được miễn hợp pháp hoá thì khác gì
Việt Nam đã ký các hiệp định tương trợ tư pháp và lãnh sự với một số nước, trong đó có điều khoản miễn hợp pháp hoá cho giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của hai bên cấp. Ngoài ra còn trường hợp miễn theo nguyên tắc có đi có lại, hoặc theo quy định của pháp luật Việt Nam cho một số loại giấy. Danh sách nước và loại giấy được miễn thay đổi theo từng thời kỳ, nên đừng dựa vào lời kể của người quen làm năm trước.
Cách chắc nhất là hỏi cơ quan đại diện Việt Nam ở nước cấp giấy, hoặc tra thông tin trên cổng thông tin lãnh sự của Bộ Ngoại giao. Khi được miễn, bạn bỏ khâu hợp pháp hoá nhưng vẫn phải dịch và chứng thực bản dịch. Tổ chức công chứng đôi khi vẫn hỏi căn cứ miễn; mang theo bản in thông tin về điều ước hoặc ghi chú của cơ quan đại diện sẽ đỡ phải giải thích.
Một điểm hay nhầm: giấy tờ do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, ví dụ trích lục khai tử, giấy uỷ quyền được viên chức lãnh sự chứng nhận, là giấy tờ của Việt Nam nên không phải hợp pháp hoá. Chỉ khi giấy do cơ quan của nước sở tại cấp mới phải tính đến khâu này.
Dịch tên người cho thống nhất từ đầu
Lập một bảng tên chuẩn. Trước khi đưa giấy đi dịch, ghi ra họ tên tiếng Việt có dấu của từng người theo giấy tờ Việt Nam, và cách viết trên giấy nước ngoài. Đưa bảng này cho người dịch và yêu cầu dùng thống nhất cho mọi bản.
Giữ nguyên tên trên giấy nước ngoài, ghi chú tên Việt. Bản dịch nên giữ đúng cách viết tên như bản gốc, có thể kèm tên tiếng Việt có dấu trong ngoặc nếu người dịch và tổ chức công chứng chấp nhận. Tự ý "Việt hoá" tên trong bản dịch dễ làm bản dịch không khớp bản gốc.
Chú ý thứ tự họ tên. Nhiều nước ghi tên trước họ sau, có nước gộp tên đệm vào tên. Một người tên Nguyễn Văn An có thể xuất hiện là An Van Nguyen, Van An Nguyen, hay An Nguyen. Bảng tên chuẩn giúp công chứng viên đối chiếu nhanh.
Người đã đổi tên phải có giấy nối tên cũ với tên mới. Bản dịch tốt không thay được giấy chứng minh đổi tên. Nếu tên trên giấy khai sinh Việt Nam và tên trên hộ chiếu nước ngoài khác hẳn nhau, cần giấy nhập tịch, quyết định đổi tên hoặc giấy tờ tương đương đi kèm.
Lỗi hay khiến hồ sơ bị trả
Những lỗi dưới đây gặp lặp đi lặp lại. Rà lại trước khi gửi giúp tiết kiệm vài tuần chờ bưu điện.
- Gửi bản chụp hoặc bản in từ hệ thống trực tuyến không có xác nhận của cơ quan cấp, trong khi nơi nhận cần bản sao pháp lý.
- Giấy khai sinh bản rút gọn không có tên cha mẹ, không chứng minh được quan hệ với người mất.
- Hợp pháp hoá thiếu một khâu, ví dụ chỉ có xác nhận của cơ quan nước sở tại mà chưa qua cơ quan đại diện Việt Nam.
- Bản dịch bỏ sót trang có con dấu hợp pháp hoá, hoặc dịch không đủ các dòng ghi chú bên lề.
- Mỗi bản dịch viết tên một kiểu, hoặc ngày tháng bị đảo giữa kiểu ghi ngày trước tháng và tháng trước ngày.
- Giấy tờ xác nhận tình trạng như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã quá thời hạn sử dụng theo quy định hoặc theo yêu cầu của nơi nhận.
- Gửi bản gốc duy nhất mà không chụp lại, rồi thất lạc trên đường gửi.
Nếu một giấy bị trả, hỏi rõ nơi nhận lý do bằng văn bản hoặc tin nhắn, rồi sửa đúng điểm đó. Đừng làm lại toàn bộ hồ sơ vì một lỗi nhỏ ở một giấy.
Khi không xin lại được giấy ở nước ngoài
Có những gia đình không thể xin được giấy gốc: giấy khai sinh cấp từ mấy chục năm trước ở một nơi đã thay đổi địa giới, cơ quan lưu trữ bị mất hồ sơ, hoặc người thừa kế từng sống ở trại tị nạn và chỉ còn giấy tờ tạm. Trường hợp này không có nghĩa là mất quyền, nhưng hồ sơ phải dựa vào những chứng cứ khác.
Bước đầu tiên là xin văn bản của cơ quan lưu trữ nước sở tại xác nhận không còn lưu hồ sơ, nếu họ cấp loại giấy này. Sau đó gom các giấy tờ thay thế còn lại: hộ chiếu cũ có ghi nơi sinh, giấy tờ nhập tịch, hồ sơ trường học, giấy tờ của cha mẹ ghi tên con. Ở Việt Nam, nếu người đó từng được đăng ký khai sinh trước khi đi, có thể xin trích lục hoặc đăng ký lại khai sinh theo quy định hộ tịch.
Khi chứng cứ vẫn không đủ để công chứng viên xác định quan hệ thừa kế, gia đình có thể phải yêu cầu toà án xác định, hoặc trong một số ca dùng giám định quan hệ huyết thống. Đây là chỗ nên hỏi luật sư trước khi tốn tiền làm giấy theo hướng không dùng được.
Gửi giấy từ nước ngoài về: chi phí thời gian cần tính
Thời gian thật sự của một hồ sơ có giấy nước ngoài thường nằm ở khâu chờ: chờ cơ quan nước sở tại cấp bản sao, chờ lịch hẹn ở cơ quan đại diện, chờ bưu gửi quốc tế. Nếu có nhiều người thừa kế ở nhiều nước, mỗi người lại có một vòng chờ riêng. Gia đình nên bắt đầu cùng lúc ở mọi nơi thay vì làm lần lượt từng người.
Một mẹo đơn giản: trước khi gửi giấy gốc về, chụp đủ mọi trang và gửi trước qua thư điện tử cho tổ chức công chứng xem sơ bộ, nếu họ đồng ý xem. Phát hiện thiếu sót lúc giấy còn ở nước ngoài thì sửa nhanh hơn nhiều so với khi giấy đã nằm ở Việt Nam.
Nếu bản thân bạn đang ở nước ngoài và muốn tự làm phần giấy tờ của mình, hãy hỏi rõ người thân trong nước về tên chính xác của từng người, số giấy chứng nhận đất, địa chỉ tài sản. Những thông tin này cần cho văn bản uỷ quyền hoặc văn bản từ chối bạn lập ở nước ngoài, và viết sai một chữ cũng có thể khiến văn bản không dùng được.
Câu hỏi thường gặp
Có thể dịch giấy tờ ở nước ngoài rồi gửi về được không?
Có thể, nếu bản dịch được làm theo cách mà pháp luật Việt Nam công nhận, ví dụ được cơ quan đại diện Việt Nam chứng nhận hoặc được hợp pháp hoá. Cách phổ biến và ít rủi ro hơn là gửi bản gốc đã hợp pháp hoá về rồi dịch, chứng thực tại Việt Nam.
Giấy tờ đã hợp pháp hoá lãnh sự có thời hạn sử dụng không?
Bản thân con dấu hợp pháp hoá không quyết định thời hạn; thời hạn phụ thuộc loại giấy. Giấy khai sinh, chứng tử thường dùng lâu dài, còn giấy xác nhận tình trạng như tình trạng hôn nhân thường chỉ có giá trị trong một thời gian. Hỏi nơi nhận trước khi xin.
Một giấy khai sinh dùng cho cả công chứng và văn phòng đăng ký đất đai được không?
Thường được, nếu nộp bản sao có chứng thực từ bản chính đã hợp pháp hoá và bản dịch. Nên xin chứng thực nhiều bản sao cùng lúc tại Việt Nam để mỗi cơ quan một bộ, giữ bản gốc ở nhà.
Giấy kết hôn ở nước ngoài chưa ghi chú vào hộ tịch Việt Nam thì công chứng có nhận không?
Tuỳ trường hợp. Với công dân Việt Nam kết hôn ở nước ngoài, nhiều tổ chức công chứng yêu cầu đã ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam để xác định quan hệ vợ chồng. Hỏi trước; nếu cần thì làm thủ tục ghi chú trước khi lập văn bản thừa kế.
Ai được ký bản dịch giấy tờ nước ngoài?
Người dịch phải đủ điều kiện theo quy định về chứng thực chữ ký người dịch, hoặc là cộng tác viên dịch thuật của tổ chức hành nghề công chứng. Bản dịch do người không đủ điều kiện ký sẽ không được chấp nhận trong hồ sơ.
Giấy tờ bằng tiếng Anh có cần dịch không?
Có. Giấy tờ nước ngoài nộp cho cơ quan, tổ chức ở Việt Nam thường phải kèm bản dịch tiếng Việt, kể cả khi công chứng viên đọc được tiếng Anh. Văn bản thừa kế lập bằng tiếng Việt và mọi căn cứ trong đó cũng phải có bản tiếng Việt.