Khi người mất đang buôn bán hoặc cho thuê nhà, cửa hàng, hàng tồn, tiền thuê và các hợp đồng đang chạy đều là một phần di sản; trong lúc chưa chia, người quản lý di sản (hoặc người đang giữ tài sản) tiếp tục giữ cho tài sản không mất giá, thu các khoản đến hạn, trả các khoản phải trả, còn những việc như bán cửa hàng, thanh lý lớn hay ký hợp đồng mới dài hạn thì cần sự đồng ý bằng văn bản của các người thừa kế.
Đám tang vừa xong, tiệm tạp hoá vẫn còn nguyên hàng, người thuê kiot hỏi tháng này nộp tiền cho ai, hai người làm công chưa biết có còn việc, nhà cung cấp gọi đòi tiền hàng. Bài này giúp gia đình xử lý những việc đó trong tháng đầu, đủ để giữ tài sản và giữ uy tín, mà không vô tình làm sai quyền của các người thừa kế khác.
Nguyên tắc chung: giữ nguyên giá trị, không định đoạt
Từ thời điểm người có tài sản chết, cửa hàng, hàng hoá, tiền thuê thuộc về khối di sản của tất cả những người thừa kế, không còn là của riêng người con đang đứng quầy. Người đang quản lý có trách nhiệm bảo quản, thông báo tình trạng cho các người thừa kế và không được bán, trao đổi, tặng cho, cầm cố, thế chấp hay định đoạt cách khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của họ.
Bảo quản ở đây phải hiểu theo nghĩa của việc buôn bán. Với một tiệm tạp hoá, đóng cửa ba tháng cho hàng hết hạn là làm mất giá trị di sản. Tiếp tục bán hàng tồn theo giá thường ngày, ghi sổ thu chi rõ ràng, là một cách giữ giá trị. Ranh giới giữa "bảo quản" và "định đoạt" vì thế phụ thuộc tình huống, và cách an toàn nhất là xin ý kiến các người thừa kế càng sớm càng tốt, bằng văn bản hoặc tin nhắn có thể lưu lại.
Một nguyên tắc nữa: tiền thu được từ di sản phải tách bạch. Tiền bán hàng, tiền thuê nhà nên vào một tài khoản riêng hoặc sổ riêng, không trộn với tiền nhà người đang quản lý. Đây là điều dễ làm nhất mà tránh được nhiều nghi ngờ nhất.
Việc nào làm ngay được, việc nào cần cả nhà đồng ý
Bảng dưới phân loại các việc hay gặp. Đây là gợi ý thực tế dựa trên nguyên tắc quản lý di sản, không phải danh mục pháp luật quy định sẵn; tình huống cụ thể có thể khác.
| Việc | Người quản lý tự làm được | Nên có đồng ý bằng văn bản của các người thừa kế |
|---|---|---|
| Thu tiền thuê theo hợp đồng người mất đã ký | Có, ghi sổ, báo lại | — |
| Bán hàng tồn dễ hỏng theo giá thường | Có, ghi sổ chi tiết | Nếu bán giảm giá mạnh hoặc bán cả lô |
| Trả tiền điện nước, phí mặt bằng, tiền hàng đến hạn có chứng từ | Có, lưu chứng từ | Nếu số tiền lớn hoặc chứng từ không rõ |
| Tiếp tục mở cửa kinh doanh như cũ | Tạm thời, trong thời gian ngắn | Nếu kéo dài hoặc phải nhập thêm hàng nhiều |
| Ký hợp đồng cho thuê mới, gia hạn dài | Không nên | Cần |
| Bán cửa hàng, sang nhượng mặt bằng, thanh lý tài sản lớn | Không | Cần, và thường phải khai nhận trước |
Nếu có người thừa kế chưa thành niên, người đại diện theo pháp luật của người đó đồng ý thay; với giao dịch lớn liên quan tới tài sản của người chưa thành niên, cần cân nhắc thêm quy định về giám hộ, đại diện.
Hộ kinh doanh đứng tên người mất
Hộ kinh doanh không tự động chuyển cho con. Đăng ký hộ kinh doanh gắn với người đại diện là chủ hộ. Khi chủ hộ mất, gia đình phải chọn: một thành viên đủ điều kiện đăng ký thay đổi người đại diện để tiếp tục kinh doanh, hoặc làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Nơi làm thủ tục. Việc đăng ký hộ kinh doanh hiện do cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đặt địa điểm kinh doanh tiếp nhận sau khi chính quyền địa phương hai cấp vận hành. Hồ sơ và mẫu đơn bạn hỏi bộ phận một cửa hoặc tra trên Cổng dịch vụ công, vì văn bản về đăng ký kinh doanh vừa được thay mới.
Thuế của hộ kinh doanh. Khi thay đổi hoặc chấm dứt, hộ kinh doanh thường phải hoàn tất nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý. Khoản thuế còn nợ là nghĩa vụ tài sản của người mất, trả từ di sản. Chi tiết thủ tục thuế nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế.
Tài sản của hộ và tài sản của gia đình. Hàng hoá, thiết bị của hộ kinh doanh do người mất góp, tiền trong tài khoản kinh doanh đều phải được liệt kê để xác định phần nào là di sản, phần nào thuộc thành viên khác trong hộ cùng góp.
Nhà, kiot người mất đang cho thuê
Hợp đồng cho thuê còn thời hạn thường không chấm dứt chỉ vì bên cho thuê chết. Theo nguyên tắc của pháp luật về nhà ở và dân sự, người thuê được tiếp tục thuê tới hết hạn, người thừa kế tiếp nhận vai trò bên cho thuê. Việc của gia đình là báo cho người thuê biết, cho họ biết từ nay nộp tiền cho ai, vào tài khoản nào, và đưa cho họ một văn bản có chữ ký các người thừa kế (hoặc người quản lý di sản) để họ yên tâm.
Người thuê có thể lo ngại và muốn giữ tiền lại cho tới khi rõ ai là chủ mới. Đây là phản ứng dễ hiểu. Một văn bản thống nhất của các người thừa kế, kèm bản sao trích lục khai tử, thường đủ để giải toả. Đừng để mỗi người con đến đòi một lần; người thuê sẽ không biết trả ai và có thể có cớ chậm trả.
Tiền cọc người thuê đã đặt là khoản người mất phải trả lại khi hết hợp đồng, tức là một nghĩa vụ của di sản. Ghi vào danh mục để khi chia không ai quên rằng khoản đó không phải tiền của gia đình.
Ở chiều ngược lại, nếu người mất là bên đi thuê mặt bằng để kinh doanh, hãy đọc lại hợp đồng xem có điều khoản về trường hợp bên thuê chết không, rồi thương lượng với chủ nhà: chấm dứt và nhận lại tiền cọc, hay để người nhà tiếp tục thuê. Tiền cọc nhận lại là di sản.
Người làm công, nhà cung cấp, khách nợ: thứ tự xử lý
Các khoản liên quan tới người ngoài nên được xử lý sớm để giữ uy tín và tránh tranh chấp lan rộng. Gợi ý thứ tự:
- Gặp người làm công, nói rõ tình hình, thời gian dự kiến gia đình quyết định tiếp tục hay dừng; không hứa điều chưa chắc.
- Tính và trả lương còn nợ tới ngày người mất qua đời và những ngày họ làm tiếp sau đó; tiền lương còn nợ là nghĩa vụ ưu tiên của di sản.
- Nếu dừng kinh doanh, làm việc chấm dứt quan hệ lao động theo đúng quy định, thanh toán các khoản theo hợp đồng và theo luật lao động; hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội về việc chốt sổ cho người lao động.
- Liên hệ nhà cung cấp: đối chiếu công nợ bằng chứng từ, thoả thuận lịch trả hoặc trả hàng chưa bán nếu được.
- Rà sổ bán chịu: liệt kê khách đang nợ, gửi thông báo nhẹ nhàng về việc thanh toán cho người quản lý di sản.
- Ghi tất cả vào sổ, báo định kỳ cho các người thừa kế.
Đừng dùng tiền riêng trả nợ cho cửa hàng mà không ghi lại. Khoản đó hoàn toàn có thể được hoàn từ di sản, nhưng chỉ khi có chứng từ và các người thừa kế khác biết.
Tiếp tục kinh doanh hay dừng: bàn thế nào
Sau vài tuần giữ cửa hàng tạm thời, gia đình cần quyết định. Có ba hướng thường gặp: một người con nhận tiếp cửa hàng và sau này nhận phần đó khi chia, bù chênh lệch cho người khác; cả nhà cùng góp vốn tiếp tục và chia lợi nhuận theo thoả thuận; hoặc thanh lý, sang nhượng rồi chia tiền.
Hướng nào cũng nên viết thành thoả thuận, ghi rõ ai điều hành, ai chịu lỗ lãi từ ngày nào, hàng tồn và thiết bị được tính giá bao nhiêu. Nếu không ghi, người điều hành vài năm sau có thể bị đòi chia cả phần lợi nhuận do chính công sức họ tạo ra, và ngược lại người khác có thể thấy phần mình bị dùng làm vốn không công.
Cửa hàng có giá trị lớn, có mặt bằng sở hữu riêng, hoặc người mất là thành viên của một công ty chứ không phải hộ kinh doanh, thì việc tiếp nhận phức tạp hơn nhiều. Nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi ký bất kỳ văn bản sang nhượng nào.
Ví dụ giả định: tiệm tạp hoá sau ba mươi ngày
Ví dụ giả định: ông C mất đột ngột, để lại tiệm tạp hoá đứng tên hộ kinh doanh của ông ở Bắc Ninh, một người làm công, một kiot bên cạnh đang cho thuê. Vợ ông và ba người con thống nhất ngay trong tuần đầu bằng một tin nhắn chung: người con gái thứ hai, vốn phụ ông bán hàng, tạm giữ tiệm; mọi khoản thu chi ghi vào một cuốn sổ riêng; tiền bán hàng gửi vào một tài khoản mở mới để riêng tiền của tiệm.
Trong ba mươi ngày, cô bán hết hàng sữa, bánh sắp hết hạn theo giá thường, trả tiền hàng cho hai nhà cung cấp có phiếu giao hàng, trả lương tháng cho người làm công, thu tiền thuê kiot và đưa người thuê một văn bản có chữ ký cả nhà. Cô không nhập hàng mới, trừ vài mặt hàng bán chạy với số lượng nhỏ, và báo trước trong nhóm.
Cuối tháng, cô gửi ảnh chụp sổ thu chi. Cả nhà họp và chọn hướng: cô nhận tiếp tiệm, đăng ký thay đổi người đại diện hộ kinh doanh, hàng tồn và thiết bị được cả nhà ước giá để tính vào phần của cô khi chia, phần chênh lệch cô trả dần cho anh em. Người làm công được hỏi ý và ở lại.
Không phải gia đình nào cũng êm như vậy. Nhưng điểm mấu chốt nằm ở tuần đầu: có một người được giao rõ, có một cuốn sổ, có một tài khoản riêng. Ba thứ đơn giản đó biến một tài sản đang treo thành một tài sản ai cũng nhìn thấy được.
Câu hỏi thường gặp
Người con đang đứng quầy có được tiếp tục bán hàng của bố mẹ đã mất không?
Được tiếp tục trong phạm vi bảo quản giá trị di sản, như bán hàng tồn theo giá thường, ghi sổ rõ ràng và báo cho các người thừa kế. Nếu muốn nhập thêm nhiều hàng, kinh doanh lâu dài hoặc nhận luôn cửa hàng, cần thoả thuận với các người thừa kế khác.
Người thuê nhà phải trả tiền thuê cho ai khi chủ nhà đã mất?
Cho người quản lý di sản hoặc người được các người thừa kế thống nhất chỉ định. Người thuê có quyền yêu cầu văn bản xác nhận việc này để tránh trả nhầm. Hợp đồng thuê còn hạn thường tiếp tục, các điều khoản về giá và thời hạn giữ nguyên.
Có phải đóng cửa hộ kinh doanh ngay khi chủ hộ mất không?
Không bắt buộc đóng ngay trong mọi trường hợp, nhưng gia đình cần làm thủ tục thay đổi người đại diện hoặc chấm dứt hộ kinh doanh trong thời gian hợp lý. Hỏi cơ quan đăng ký hộ kinh doanh và cơ quan thuế nơi quản lý để biết thời hạn và hồ sơ cụ thể.
Lương còn nợ người làm công có được trả trước khi chia di sản không?
Có. Tiền lương còn nợ là nghĩa vụ tài sản người mất để lại và được trả từ di sản trước khi chia. Gia đình nên tính rõ ngày công, đối chiếu với người lao động, lập giấy nhận tiền để làm căn cứ khi tính toán chia sau này.
Nhà cung cấp đòi tiền hàng mà không có giấy tờ gì thì sao?
Đề nghị nhà cung cấp đưa chứng từ như hoá đơn, phiếu giao hàng, tin nhắn đặt hàng, sổ công nợ. Đối chiếu với sổ sách của cửa hàng. Khoản có căn cứ thì trả từ di sản; khoản chưa rõ thì ghi lại, chờ các người thừa kế bàn và có thể nhờ hoà giải.