Khi người thân mất ở nước ngoài mà còn tài sản ở Việt Nam, gia đình cần một bằng chứng về cái chết được công nhận ở Việt Nam: thường là giấy chứng tử do cơ quan nước sở tại cấp, đã hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, hoặc trích lục khai tử do cơ quan đại diện Việt Nam cấp nếu việc khai tử được đăng ký ở đó. Việc ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam việc khai tử đã làm ở nước ngoài, quen gọi là ghi chú khai tử, giúp hồ sơ trong nước đầy đủ và thường được tổ chức công chứng yêu cầu hoặc khuyến nghị.
Sau đó mới đến các câu hỏi thừa kế: thời điểm mở thừa kế tính theo giờ nào, nơi mở thừa kế ở đâu khi người mất cư trú cuối cùng ở nước ngoài, và văn bản thừa kế lập ở Việt Nam hay ở nước kia. Bài đi theo thứ tự gia đình thường gặp, từ những ngày đầu cho đến khi hồ sơ đủ để ra công chứng.
Những ngày đầu: giấy nào phải xin ngay ở nước sở tại
Ở hầu hết các nước, cái chết được đăng ký tại cơ quan hộ tịch địa phương, và gia đình hoặc nhà tang lễ sẽ nhận một giấy chứng tử. Đây là giấy quan trọng nhất cho mọi việc về sau ở Việt Nam. Ngay lúc này, người lo việc ở nước sở tại nên xin vài bản sao có xác nhận của cơ quan cấp, loại bản sao được dùng cho mục đích pháp lý, chứ không chỉ một bản in thông thường. Nhiều nước tính phí theo từng bản, nhưng xin thiếu rồi phải gửi yêu cầu lại từ Việt Nam thì mất nhiều tuần.
Nên kiểm tra ngay trên giấy chứng tử: họ tên có khớp với hộ chiếu mà người mất dùng không, ngày sinh, nơi sinh có ghi không, ngày giờ mất có rõ không. Người Việt ở nước ngoài thường có tên viết không dấu, đảo họ tên, hoặc tên đã đổi khi nhập tịch. Nếu giấy chứng tử ghi tên khác với giấy tờ Việt Nam của người mất, sau này sẽ phải chứng minh đó là cùng một người. Sửa sai sót ngay tại nước cấp luôn dễ hơn giải thích về sau.
Ngoài giấy chứng tử, gia đình nên giữ lại hộ chiếu của người mất, kể cả hộ chiếu Việt Nam cũ nếu có, giấy tờ nhập tịch, và giấy tờ cư trú. Đừng nộp lại hay huỷ các giấy này theo thủ tục nước sở tại khi chưa chụp, sao lưu đầy đủ, vì đó là bằng chứng về nhân thân dùng cho hồ sơ thừa kế ở Việt Nam.
Ba con đường để có bằng chứng về cái chết dùng ở Việt Nam
Tuỳ người mất còn là công dân Việt Nam hay không và gia đình đang ở đâu, có thể chọn một trong các cách dưới. Thẩm quyền và hồ sơ cụ thể theo Luật Hộ tịch và văn bản hướng dẫn hiện hành; hỏi trước nơi nộp.
| Cách | Áp dụng khi | Kết quả | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Đăng ký khai tử tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại | Người mất là công dân Việt Nam, nước sở tại không cản trở việc này | Trích lục khai tử do cơ quan đại diện cấp, dùng được ở Việt Nam như giấy hộ tịch trong nước | Hỏi cơ quan đại diện về điều kiện và hồ sơ; không phải nơi nào cũng làm được trong mọi trường hợp |
| Ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử đã đăng ký ở nước ngoài | Cái chết đã đăng ký tại cơ quan nước ngoài, người mất là công dân Việt Nam | Việc khai tử được cập nhật vào sổ hộ tịch Việt Nam, có trích lục | Làm tại cơ quan đại diện hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước theo phân cấp hiện hành |
| Dùng thẳng giấy chứng tử nước ngoài đã hợp pháp hoá và dịch | Người mất mang quốc tịch nước ngoài, hoặc gia đình cần làm nhanh | Giấy chứng tử có giá trị chứng cứ trong hồ sơ | Tổ chức công chứng có thể yêu cầu thêm giấy tờ; hỏi trước khi gửi về |
Về cơ quan trong nước: trước đây việc ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã giải quyết ở nước ngoài thuộc thẩm quyền cấp huyện. Từ 1/7/2025 chính quyền địa phương còn hai cấp, nhiệm vụ này đã chuyển giao theo phân định thẩm quyền mới, phần lớn về UBND cấp xã. Trước khi đến, nên gọi hỏi bộ phận một cửa nơi người mất cư trú cuối cùng ở Việt Nam hoặc tra Cổng dịch vụ công để biết nơi nhận hồ sơ.
Thời điểm mở thừa kế khi người mất ở múi giờ khác
Thời điểm mở thừa kế là thời điểm người có tài sản chết. Mọi thứ trong thừa kế tính từ đây: ai còn sống lúc đó thì được hưởng, di sản gồm những gì vào lúc đó, thời hiệu yêu cầu chia di sản bắt đầu chạy. Ngày giờ mất được xác định theo giấy chứng tử, tức là theo giờ địa phương nơi người đó mất.
Thường chuyện múi giờ không ảnh hưởng gì. Nó chỉ quan trọng trong vài ca hiếm: hai người có quyền thừa kế của nhau mất gần như cùng lúc, ví dụ một người ở nước ngoài và cha mẹ ở Việt Nam mất trong cùng một ngày; hoặc một người thừa kế sinh ra vào khoảng ngày người để lại di sản mất. Khi đó phải quy đổi giờ cho thống nhất mới biết ai mất trước, ai mất sau. Nếu không xác định được, pháp luật dân sự coi những người đó chết cùng thời điểm và không thừa kế di sản của nhau.
Gặp những ca như vậy, gia đình nên giữ đủ giấy chứng tử có ghi giờ của cả hai người và nhờ công chứng viên hoặc luật sư xác định. Một sai lệch vài giờ có thể làm thay đổi hẳn danh sách người thừa kế, vì phần của người mất sau sẽ đi tiếp sang những người thừa kế của chính họ.
Nơi mở thừa kế và nơi làm thủ tục ở Việt Nam
Nguyên tắc chung. Địa điểm mở thừa kế là nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản; nếu không xác định được thì là nơi có toàn bộ hoặc phần lớn di sản. Với người đã định cư ở nước ngoài, nơi cư trú cuối cùng thường ở nước ngoài, nên đối với tài sản ở Việt Nam, nơi có tài sản trở thành điểm tựa thực tế để làm thủ tục.
Nơi công chứng. Văn bản thừa kế có nhà đất thường được lập tại tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh, thành phố nơi có bất động sản theo quy định về phạm vi công chứng. Tài sản là tiền gửi, xe hay cổ phần thì linh hoạt hơn, nhưng nên hỏi trước.
Nơi niêm yết. Việc niêm yết công khai thường đặt tại UBND cấp xã nơi người mất thường trú cuối cùng ở Việt Nam, nếu có, và nơi có bất động sản. Người đã ra nước ngoài từ lâu, không còn thường trú trong nước thì việc niêm yết chủ yếu ở nơi có bất động sản; tổ chức công chứng sẽ hướng dẫn theo quy định hiện hành.
Luật áp dụng. Người mất mang quốc tịch nước ngoài thì việc thừa kế về nguyên tắc theo pháp luật nước họ mang quốc tịch, còn bất động sản ở Việt Nam theo pháp luật Việt Nam. Trang này có bài riêng về chọn luật áp dụng; ở đây chỉ cần biết rằng nhà đất ở Việt Nam luôn đi theo thủ tục Việt Nam.
Bộ giấy tờ nên gom trước khi ra công chứng
Danh sách dưới là bộ thường gặp khi người mất ở nước ngoài để lại tài sản ở Việt Nam. Giấy nào do nước ngoài cấp thì cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
- Giấy chứng tử nước ngoài, hoặc trích lục khai tử của cơ quan đại diện, hoặc trích lục ghi chú khai tử.
- Giấy tờ nhân thân của người mất: hộ chiếu Việt Nam và nước ngoài, giấy tờ nhập tịch nếu có, giấy tờ cho thấy tên cũ và tên mới là một người.
- Giấy tờ về hôn nhân: giấy chứng nhận kết hôn ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài, giấy ly hôn nếu có, để xác định vợ hoặc chồng hợp pháp tại thời điểm mất.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ của từng người thừa kế với người mất: khai sinh của các con, giấy tờ con nuôi, giấy tờ của cha mẹ người mất nếu còn sống.
- Di chúc nếu có, kể cả di chúc lập ở nước ngoài, cùng giấy tờ chứng minh hình thức lập.
- Giấy tờ tài sản ở Việt Nam: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe, sổ tiết kiệm, giấy xác nhận số dư hoặc sao kê nếu ngân hàng cung cấp cho người thừa kế.
- Giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ quốc tịch của những người thừa kế, đặc biệt người ở nước ngoài.
Nên có một người trong gia đình đứng ra làm đầu mối, giữ một tập hồ sơ chung và một bảng ghi giấy nào đã có, giấy nào đang chờ. Khi giấy tờ phải đi qua hai, ba nước, thất lạc một bản chính là mất thêm vài tháng.
Tài sản của người mất ở Việt Nam trong thời gian chờ giấy
Từ lúc người thân mất đến lúc đủ giấy tờ có thể mất vài tháng, nhất là khi phải chờ hợp pháp hoá và gửi bưu điện quốc tế. Trong thời gian này, tài khoản ngân hàng của người mất ở Việt Nam thường sẽ bị phong toả khi ngân hàng biết tin, nhà cho thuê vẫn có người ở, xe vẫn nằm trong gara. Những người thừa kế nên thống nhất ai tạm trông coi và ghi lại các khoản thu chi, ví dụ tiền thuê nhà nhận được, tiền điện nước, tiền thuế đất đã nộp.
Người đang giữ hoặc quản lý tài sản không được tự ý bán, cho thuê mới dài hạn hay thế chấp khi chưa có sự đồng ý của những người thừa kế. Nếu có việc gấp, như nhà xuống cấp cần sửa, nên trao đổi bằng tin nhắn hoặc thư để có bằng chứng sự đồng ý, kể cả với người ở nước ngoài.
Nếu người mất có khoản vay ở Việt Nam, nên chủ động liên hệ ngân hàng để báo tin và hỏi về khoản bảo hiểm khoản vay nếu có. Chậm báo có thể khiến khoản lãi phạt tăng lên, và cuối cùng chính những người nhận di sản phải thanh toán trong phạm vi di sản. Với ca có tài sản lớn ở nhiều nước, nên có người làm nghề giúp sắp xếp thứ tự làm ở từng nơi.
Câu hỏi thường gặp
Giấy chứng tử nước ngoài có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?
Theo nguyên tắc chung, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp muốn dùng ở Việt Nam phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ khi Việt Nam và nước đó có điều ước miễn hợp pháp hoá hoặc thuộc trường hợp miễn theo quy định. Nên hỏi cơ quan đại diện Việt Nam ở nước cấp để biết chính xác.
Người mất đã nhập quốc tịch nước ngoài thì có làm ghi chú khai tử ở Việt Nam được không?
Ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử đã làm ở nước ngoài áp dụng với công dân Việt Nam. Nếu người mất không còn quốc tịch Việt Nam, gia đình thường dùng giấy chứng tử nước ngoài đã hợp pháp hoá và dịch làm bằng chứng. Hỏi tổ chức công chứng xem họ cần gì thêm.
Có thể lập văn bản thừa kế cho nhà đất ở Việt Nam ngay tại nước ngoài không?
Văn bản thừa kế đối với nhà đất ở Việt Nam thường được lập tại tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam, nơi có bất động sản. Người thừa kế ở nước ngoài có thể uỷ quyền hoặc lập văn bản từ chối tại cơ quan đại diện, rồi gửi về để dùng trong hồ sơ.
Ngân hàng ở Việt Nam có tự biết người gửi tiền đã mất ở nước ngoài không?
Thường là không, cho đến khi gia đình báo hoặc có giấy tờ gửi đến. Nên báo sớm để tránh giao dịch bất thường trên tài khoản, nhưng việc rút tiền vẫn phải chờ đủ văn bản thừa kế theo yêu cầu của ngân hàng.
Giấy chứng tử ghi tên khác với hộ chiếu Việt Nam của người mất thì sao?
Cần thêm giấy tờ chứng minh đó là cùng một người: giấy tờ nhập tịch ghi tên cũ, quyết định đổi tên, hộ chiếu cũ, hoặc giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Nếu sai sót do nơi cấp ghi nhầm, nên yêu cầu nơi cấp sửa trước khi hợp pháp hoá.
Người mất ở nước ngoài có di chúc lập ở đó thì chia tài sản ở Việt Nam theo di chúc được không?
Được, nếu di chúc hợp pháp về hình thức theo một trong các pháp luật được Bộ luật Dân sự công nhận, và người lập có năng lực theo pháp luật nước họ mang quốc tịch lúc lập. Di chúc cần hợp pháp hoá, dịch, và phần người không phụ thuộc di chúc với nhà đất ở Việt Nam vẫn phải tính theo pháp luật Việt Nam.