Tài sản của người mất nằm ở nước nào thì về cơ bản phải nhận theo thủ tục của nước đó, dù người thừa kế đang sống ở Việt Nam. Việc đầu tiên là lập danh mục tài sản ở nước ngoài và xác định ở mỗi nước ai có thẩm quyền giải quyết: có nơi đi qua toà án với một người được chỉ định quản lý di sản, có nơi đi qua công chứng viên, có nơi ngân hàng tự giải quyết khi số dư nhỏ. Sau đó mới chuẩn bị giấy tờ Việt Nam theo yêu cầu của nước đó, thường gồm trích lục khai tử, giấy khai sinh, giấy kết hôn đã được chứng nhận lãnh sự và dịch.
Tình huống này ngày càng phổ biến: cha mẹ từng làm việc ở nước ngoài để lại tài khoản lương hưu, một người mua căn hộ cho con khi con du học, một người có hợp đồng bảo hiểm mua ở nước khác. Con cháu ở Việt Nam thường không biết bắt đầu từ đâu, và hay mắc hai lỗi: đợi quá lâu, hoặc gửi giấy tờ Việt Nam đi mà không qua khâu chứng nhận lãnh sự. Bài đi theo thứ tự nên làm.
Năm việc đầu tiên trong tháng đầu
Không cần biết hết luật nước ngoài ngay. Năm việc dưới đây giúp gia đình có bức tranh đủ rõ để quyết định có cần thuê người làm ở nước kia hay không.
- Lục giấy tờ, thư từ, hộp thư điện tử của người mất để tìm dấu vết tài sản ở nước ngoài: sao kê ngân hàng, thư của công ty bảo hiểm, giấy tờ nhà, thư của quỹ hưu trí.
- Lập bảng: tài sản gì, ở nước nào, tổ chức nào đang giữ, giá trị ước tính, có người thụ hưởng chỉ định không, có giấy tờ gì trong tay.
- Kiểm tra người mất có di chúc nào ở nước ngoài không, có chỉ định người thi hành di chúc không. Hỏi những người từng làm việc cùng hoặc người quen ở nước đó.
- Liên hệ từng tổ chức giữ tài sản bằng thư điện tử hoặc thư tay để báo tin và hỏi thủ tục dành cho người thừa kế ở nước ngoài. Ghi lại tên người phụ trách và số hồ sơ.
- Xin trích lục khai tử bản sao ở Việt Nam đủ số lượng cho mọi nơi, vì gần như tổ chức nào cũng cần bằng chứng về cái chết.
Nhiều tổ chức nước ngoài có bộ phận riêng xử lý tài khoản của người đã mất và có hướng dẫn cho người thừa kế ở nước khác. Thư từ đầu tiên viết ngắn, nêu rõ họ tên người mất, ngày mất, quan hệ của bạn, và hỏi danh sách giấy tờ cần gửi. Đừng gửi giấy tờ gốc khi chưa được yêu cầu.
Các kiểu thủ tục bạn có thể gặp ở nước ngoài
Mỗi nước một khác, thậm chí mỗi bang trong một nước. Bảng dưới chỉ mô tả các kiểu phổ biến để bạn hình dung, không thay cho tìm hiểu luật nơi có tài sản.
| Kiểu thủ tục | Thường gặp ở | Người thừa kế ở Việt Nam cần làm gì |
|---|---|---|
| Qua toà án, có người được chỉ định quản lý và phân chia di sản | Nhiều nước theo truyền thống thông luật | Thường phải có luật sư hoặc người đại diện ở nước đó nộp hồ sơ; chờ toà chỉ định rồi mới rút, bán được tài sản |
| Qua công chứng viên, người thừa kế được cấp giấy chứng nhận quyền thừa kế | Nhiều nước theo truyền thống dân luật | Gửi giấy tờ chứng minh quan hệ cho công chứng viên ở nước đó, có thể uỷ quyền cho người tại chỗ |
| Tổ chức giữ tài sản tự giải quyết | Tài khoản số dư nhỏ, bảo hiểm có người thụ hưởng chỉ định, quỹ hưu trí | Gửi bộ giấy theo mẫu của tổ chức đó; người thụ hưởng chỉ định nhận trực tiếp, không qua chia di sản |
| Bất động sản đứng tên chung có quyền sở hữu tiếp nối | Một số nước cho phép hình thức đồng sở hữu này | Người đồng sở hữu còn sống thường nhận phần mà không qua thừa kế; cần giấy chứng tử để cập nhật |
Bảo hiểm và quỹ hưu trí có người thụ hưởng chỉ định là phần dễ nhất, vì tiền đi thẳng cho người được chỉ định. Bất động sản và tài khoản không có người thụ hưởng là phần khó, thường cần một thủ tục chính thức ở nước đó.
Chuẩn bị giấy tờ Việt Nam để dùng ở nước ngoài
Giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp muốn dùng ở nước ngoài thường phải qua chứng nhận lãnh sự, rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước đó ở Việt Nam, trừ khi hai nước có thoả thuận miễn hoặc nước đó chấp nhận hình thức khác. Chứng nhận lãnh sự làm tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ uỷ quyền ở địa phương. Sau đó giấy cần được dịch sang ngôn ngữ của nước kia, thường bởi người dịch mà nước đó công nhận.
Bộ giấy hay được yêu cầu gồm: trích lục khai tử của người mất, giấy khai sinh của người thừa kế thể hiện quan hệ, giấy chứng nhận kết hôn của người mất nếu vợ hoặc chồng còn sống nhận phần, và giấy tờ tuỳ thân của người thừa kế. Một số nước yêu cầu thêm một văn bản xác nhận ai là những người thừa kế theo luật Việt Nam. Văn bản thừa kế công chứng ở Việt Nam có thể dùng làm căn cứ, nhưng nước kia có chấp nhận hay không do họ quyết định.
Trước khi làm, hỏi rõ nơi nhận ở nước ngoài: cần bản gốc hay bản sao có chứng thực, cần dịch ở đâu, có cần hợp pháp hoá không. Làm thừa một khâu tốn tiền; làm thiếu một khâu thì cả bộ bị trả và phải gửi lại.
Những khoản phải tính trước khi quyết định theo đuổi
Chi phí thủ tục ở nước ngoài. Thủ tục qua toà ở một số nước kéo dài nhiều tháng đến hơn một năm và có lệ phí, phí luật sư. Với tài sản giá trị nhỏ, đôi khi tổng chi phí gần bằng số tiền nhận được. Nên hỏi trước nước đó có thủ tục rút gọn cho di sản nhỏ không.
Thuế ở nước nơi có tài sản. Một số nước đánh thuế di sản hoặc thuế thừa kế, có nước không. Mức và ngưỡng miễn rất khác nhau. Đây là phần nên hỏi người làm nghề ở nước đó, vì nó có thể ảnh hưởng đến việc giữ hay bán tài sản.
Thuế và nghĩa vụ khi đưa tiền về Việt Nam. Ở Việt Nam, thu nhập từ thừa kế chỉ chịu thuế thu nhập cá nhân với một số loại tài sản và có trường hợp miễn giữa người thân. Tiền chuyển về đi qua ngân hàng với giấy tờ chứng minh nguồn gốc. Chi tiết thuế nên đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế.
Thời hạn ở nước ngoài. Một số nước có thời hạn để người thừa kế lên tiếng, hoặc chuyển tài khoản không người nhận sang một quỹ nhà nước sau nhiều năm. Để lâu không có nghĩa là mất ngay, nhưng đòi lại sau đó phức tạp hơn nhiều.
Có tài sản ở cả hai nơi: làm phần nào trước
Khi người mất có tài sản cả ở Việt Nam và ở nước ngoài, gia đình thường có hai thủ tục chạy song song. Không bắt buộc làm xong nơi này mới làm nơi kia, nhưng nên giữ một danh sách người thừa kế thống nhất cho cả hai nơi. Nếu ở Việt Nam đã lập văn bản thừa kế xác định những người thừa kế, bản đó cùng bản dịch có thể giúp thủ tục ở nước ngoài nhanh hơn.
Cần lưu ý luật áp dụng có thể khác nhau ở hai nơi. Bất động sản ở nước ngoài thường đi theo luật nơi có tài sản, nên người được hưởng căn hộ ở nước kia có thể không trùng hoàn toàn với người được hưởng nhà ở Việt Nam. Gia đình nên hiểu trước điều này để không ai thấy bị thiệt khi kết quả hai nơi khác nhau.
Nếu những người thừa kế muốn bù trừ cho nhau, ví dụ một người nhận căn hộ ở nước ngoài, người kia nhận nhà ở Việt Nam, có thể ghi nhận trong văn bản thoả thuận phân chia ở Việt Nam cho phần tài sản ở Việt Nam, và làm thủ tục tương ứng ở nước kia. Việc ghép hai hệ thống như vậy nên có tư vấn; có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn về phần Việt Nam và luật sư nước sở tại về phần bên kia.
Cảnh giác với thư báo "thừa kế từ nước ngoài"
Song song với việc thật, có một kiểu lừa đảo đánh đúng vào tâm lý gia đình vừa có người mất: thư điện tử, tin nhắn hay cuộc gọi tự xưng là luật sư, ngân hàng hoặc công ty bảo hiểm nước ngoài, báo rằng người thân để lại một khoản tiền lớn và chỉ cần nộp trước một khoản "phí thủ tục", "thuế" hoặc "phí chuyển tiền" là nhận được. Có khi kẻ gian còn biết tên người mất từ cáo phó đăng công khai.
Dấu hiệu nhận ra: người liên hệ trước là họ chứ không phải bạn; họ đòi tiền trước khi có bất kỳ giấy tờ chính thức nào; họ thúc giục bằng thời hạn rất ngắn; họ yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân hoặc ví tiền mã hoá. Tổ chức tài chính thật thường trừ chi phí vào chính khoản di sản theo quy trình, không bắt người thừa kế ở nước khác chuyển tiền trước vào tài khoản lạ.
Cách tự bảo vệ: chỉ làm việc với tổ chức mà bạn tự tìm ra từ giấy tờ của người mất, tự tra địa chỉ liên hệ chính thức của họ, không dùng đường liên lạc do người lạ cung cấp. Không gửi bản chụp hộ chiếu, giấy tờ tuỳ thân cho người chưa xác minh. Nếu đã lỡ chuyển tiền, báo ngay ngân hàng của bạn và cơ quan công an.
Khi nào nên thuê người làm ở nước ngoài
Không phải lúc nào cũng cần. Nhưng các dấu hiệu dưới đây cho thấy tự làm từ Việt Nam sẽ rất vất vả hoặc dễ hỏng việc.
- Tài sản là bất động sản ở nước ngoài, cần bán hoặc sang tên.
- Nước đó đòi thủ tục qua toà án và một người quản lý di sản cư trú tại chỗ.
- Có di chúc ở nước ngoài và có người tranh chấp, hoặc có người thừa kế ở nước đó không hợp tác.
- Người mất có khoản nợ ở nước ngoài, cần biết người thừa kế có phải trả không theo luật nước đó.
- Tổng giá trị tài sản đủ lớn để chi phí thuê người làm là hợp lý so với rủi ro tự làm sai.
Khi chọn người làm ở nước ngoài, hỏi rõ phạm vi công việc, cách tính phí và ai nhận tiền thay bạn. Không chuyển quyền nhận tiền cho người bạn chưa kiểm tra được tư cách hành nghề.
Câu hỏi thường gặp
Người thừa kế ở Việt Nam có phải sang nước ngoài để nhận tài sản không?
Thường không bắt buộc. Nhiều nơi chấp nhận hồ sơ gửi qua bưu điện, hoặc qua người được uỷ quyền, luật sư tại chỗ. Một số thủ tục có thể yêu cầu ký trước công chứng viên hoặc tại cơ quan đại diện của nước đó ở Việt Nam.
Ngân hàng nước ngoài có chuyển thẳng tiền về tài khoản ở Việt Nam không?
Nhiều ngân hàng làm được khi thủ tục thừa kế đã xong và người thừa kế cung cấp tài khoản đứng tên mình. Ngân hàng ở Việt Nam nhận tiền sẽ hỏi giấy tờ chứng minh nguồn gốc, nên giữ đủ văn bản thừa kế và thư của ngân hàng nước ngoài.
Bảo hiểm nhân thọ mua ở nước ngoài có phải chia thừa kế không?
Nếu hợp đồng có người thụ hưởng chỉ định, tiền bảo hiểm thường trả thẳng cho người đó, không phải di sản. Nếu không có người thụ hưởng hoặc người thụ hưởng đã mất, tiền có thể thành di sản và chia theo thủ tục. Đọc kỹ hợp đồng và hỏi công ty bảo hiểm.
Giấy chứng nhận lãnh sự làm ở đâu?
Giấy tờ Việt Nam được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ uỷ quyền ở một số địa phương. Sau đó có thể cần hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước sẽ dùng giấy. Hỏi nơi nhận trước để biết có được miễn không.
Tài sản ở nước ngoài có cần khai trong văn bản thừa kế ở Việt Nam không?
Văn bản thừa kế ở Việt Nam thường chỉ liệt kê tài sản sẽ làm thủ tục ở Việt Nam. Tài sản ở nước ngoài làm theo thủ tục nước đó. Tuy vậy, nếu gia đình muốn bù trừ giữa hai nơi, nên ghi nhận rõ thoả thuận để tránh tranh chấp.
Nếu không biết người mất có tài sản ở nước ngoài, sau này phát hiện thì sao?
Vẫn có thể yêu cầu nhận trong thời hạn mà luật nơi có tài sản cho phép. Thủ tục giống như bình thường, chỉ khó hơn vì giấy tờ cũ và tổ chức giữ tài sản có thể đã chuyển tài khoản sang dạng không hoạt động.