Pháp luật không chỉ định một người cụ thể phải giữ giấy tờ gốc của người mất; giấy tờ đi theo tài sản, nên người quản lý di sản (người được di chúc chỉ định, được các người thừa kế cử, hoặc người đang chiếm hữu tài sản) là người giữ và có nghĩa vụ bảo quản, không được dùng giấy tờ đó để định đoạt tài sản khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của các người thừa kế.
Trong thực tế, sổ đỏ của bố mẹ thường nằm ở nhà người con nào đó, đăng ký xe nằm trong cốp xe, sổ tiết kiệm nằm trong tủ của mẹ. Ai đang cầm thì cứ cầm, không ai nói ra, cho tới khi có người muốn làm thủ tục và người cầm giấy chưa muốn đưa. Bài này hướng dẫn cách gom giấy tờ, bàn giao có biên bản, giữ an toàn, và những việc không được làm với giấy tờ gốc của người đã mất.
Những giấy tờ gốc cần gom và vì sao quan trọng
Giấy tờ gốc là thứ khó làm lại nhất. Mất một tờ là thêm hàng tháng thủ tục cấp lại. Danh sách cần gom thường gồm:
| Giấy tờ | Dùng vào việc gì | Nếu mất thì sao |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà | Khai nhận di sản, sang tên | Phải làm thủ tục cấp lại, có niêm yết, mất thêm thời gian; rủi ro bị người khác lợi dụng |
| Giấy đăng ký xe | Sang tên xe thừa kế | Làm thủ tục cấp lại tại cơ quan đăng ký xe |
| Sổ tiết kiệm, giấy xác nhận tiền gửi | Nhận tiền gửi thừa kế | Ngân hàng vẫn có dữ liệu, nhưng phải làm thủ tục báo mất theo quy định của ngân hàng |
| Căn cước, giấy tờ tuỳ thân của người mất | Chứng minh nhân thân khi khai nhận, khai tử | Thường không cấp lại được sau khi chết; giữ bản gốc hoặc bản chụp |
| Hợp đồng mua bán, góp vốn, cho vay, thuê nhà | Chứng minh quyền tài sản, khoản phải thu, phải trả | Có thể mất luôn căn cứ để đòi |
| Di chúc (nếu có), giấy tờ hôn nhân, khai sinh của các con | Xác định người thừa kế | Phải xin bản sao trích lục; di chúc thất lạc có thể bị coi như không có |
Với giấy tờ đã cũ, mủn, ố, đừng ép plastic. Ép plastic làm khó kiểm tra yếu tố bảo an và một số cơ quan sẽ từ chối. Cho vào bìa nhựa có khoá là đủ.
Gom giấy tờ về một chỗ: làm thế nào để không ai phật lòng
Việc gom giấy tờ nên làm công khai và có sự tham gia của các người thừa kế. Một trình tự đã được nhiều gia đình dùng:
- Thống nhất trước người sẽ giữ: thường là người quản lý di sản, hoặc vợ hoặc chồng còn sống, hoặc một người con ở gần tài sản.
- Hẹn một buổi có mặt tất cả hoặc phần lớn người thừa kế, ai ở xa thì tham gia gọi video.
- Mỗi người đang cầm giấy tờ gì thì mang ra; kiểm từng tờ, đọc to loại giấy, số hiệu, tình trạng.
- Chụp ảnh hoặc quét từng trang, cả mặt sau, gửi cho tất cả người thừa kế cùng lúc.
- Lập biên bản bàn giao ghi danh mục giấy tờ, người giao, người nhận, ngày giờ, tình trạng; tất cả cùng ký.
- Cất vào nơi đã thống nhất: két có khoá, hộp chống ẩm; người giữ cho biết chỗ cất cho ít nhất một người khác.
Biên bản bàn giao không cần công chứng. Giá trị của nó nằm ở chỗ có đủ chữ ký và ghi rõ từng giấy tờ. Sau này nếu giấy tờ thất lạc, mọi người biết lần cuối nó ở trong tay ai.
Người giữ giấy tờ được làm gì và không được làm gì
Được giữ và bảo quản. Người giữ có trách nhiệm bảo quản an toàn, không để ẩm mốc, cháy, mất. Nếu thất lạc do lỗi của mình gây thiệt hại thì phải chịu trách nhiệm.
Được mang đi làm thủ tục đã thống nhất. Khi cả nhà ra công chứng khai nhận hoặc đi sang tên, người giữ mang giấy tờ gốc theo. Nên báo trước cho mọi người ngày mang đi và ngày giấy tờ về lại.
Không được dùng để vay, cầm cố. Đem sổ đỏ của người mất đi cầm cho người khác hay đặt cọc vay tiền là định đoạt di sản trái nghĩa vụ người quản lý, có thể phải bồi thường và còn nguy cơ bị xử lý nếu có yếu tố gian dối.
Không được giấu, không được giữ làm con tin. Giữ sổ đỏ để ép anh chị em chấp nhận cách chia có lợi cho mình là cách làm hay gặp nhưng sai. Các người thừa kế khác có quyền yêu cầu giao lại di sản theo yêu cầu, và tình trạng này có thể đưa tới tranh chấp tại toà.
Không tự ý ghi, sửa trên giấy tờ. Ghi chú "đã mất" lên sổ đỏ, gạch tên, dán giấy lên giấy tờ gốc đều làm hỏng giấy tờ, gây khó khi làm thủ tục.
Đăng ký xe, sổ tiết kiệm, giấy tờ để trong két ngân hàng
Đăng ký xe thường nằm luôn trong xe, và xe thì có người trong nhà đang chạy. Việc tiếp tục dùng xe của người mất trong lúc chưa chia nên có sự đồng ý của các người thừa kế. Người dùng xe chịu trách nhiệm về xe trong lúc dùng, kể cả khi có va chạm giao thông. Đừng để đăng ký xe nằm mãi trong cốp: khi xe không dùng thì cất bản gốc cùng các giấy tờ khác, chụp lại cả hai mặt. Còn khi lưu thông phải xuất trình giấy gì, bản giấy hay thông tin trên ứng dụng định danh điện tử, bạn kiểm lại quy định hiện hành vì phần này đã thay đổi trong mấy năm gần đây.
Sổ tiết kiệm của người mất không thể rút nếu không qua thủ tục thừa kế, dù người cầm sổ là con ruột. Giữ sổ an toàn và báo cho ngân hàng biết chủ tài khoản đã mất để ngân hàng xử lý theo quy định nội bộ, tránh trường hợp sổ bị người khác mạo danh. Khi khai nhận xong, người được hưởng mang sổ cùng văn bản thừa kế tới ngân hàng.
Két gửi đồ tại ngân hàng là trường hợp riêng: chìa khoá có thể ở nhà nhưng mở két cần đủ điều kiện ngân hàng đặt ra, thường là có mặt các người thừa kế hoặc người đại diện hợp pháp. Khi mở, lập biên bản liệt kê đồ bên trong có xác nhận của ngân hàng.
Khi phát hiện mất giấy tờ gốc
Mất sổ đỏ của người đã mất khiến thủ tục khai nhận chậm hẳn lại. Việc đầu tiên là tìm kỹ lại theo biên bản bàn giao gần nhất; nếu chắc chắn mất, người có quyền lợi nên thông báo ngay cho văn phòng hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất và Uỷ ban nhân dân cấp xã, để ngăn việc ai đó dùng sổ đó giao dịch. Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận bị mất có niêm yết công khai và thời gian chờ; trình tự cụ thể bạn đối chiếu trên Cổng dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận.
Một điểm cần biết: khi người đứng tên đã mất, việc cấp lại và việc sang tên thừa kế thường đi chung một mạch. Hỏi kỹ nơi tiếp nhận xem nên làm cấp lại trước rồi khai nhận, hay khai nhận rồi đăng ký biến động kèm cấp giấy mới. Cách làm có thể khác nhau tuỳ địa phương và tình trạng hồ sơ địa chính.
Nếu có dấu hiệu giấy tờ bị một người lấy đi để giao dịch trái phép, đó không còn là chuyện thất lạc nữa. Gia đình nên báo ngay cho cơ quan đăng ký đất đai và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn về bước tiếp theo, kể cả việc trình báo cơ quan công an nếu có căn cứ.
Gợi ý cho người đang còn sống: chuẩn bị trước cho con cháu
Phần lớn rắc rối trong bài này tránh được nếu người có tài sản tự sắp xếp khi còn khoẻ. Không cần làm gì phức tạp: một hộp giấy tờ gốc cất ở một chỗ, một tờ danh sách những gì có trong hộp, và một người tin cậy biết chỗ cất. Nếu đã lập di chúc, ghi trong danh sách nơi di chúc được lưu.
Có thể gửi bản chụp toàn bộ giấy tờ cho các con, kèm ghi chú tài sản nào là của chung vợ chồng, tài sản nào là của riêng, ai đang giữ khoản gì. Những ghi chú đó không thay di chúc, nhưng giúp con cháu không phải đoán.
Cũng nên định kỳ xem lại: sổ tiết kiệm đã tất toán thì bỏ ra khỏi hộp, xe đã bán thì ghi lại, đất đã chuyển nhượng thì cất hợp đồng. Một hộp giấy tờ lộn xộn với những thứ đã không còn giá trị khiến con cháu mất công gấp đôi, thậm chí ra công chứng khai nhận một tài sản không còn thuộc về người mất.
Người thừa kế ở nhiều nơi: giữ một chỗ hay chia nhau giữ
Gia đình đông con, mỗi người một tỉnh, hay nảy ra ý chia nhau giữ: người này giữ sổ đỏ, người kia giữ sổ tiết kiệm, người khác giữ đăng ký xe, cho "công bằng". Cách này nghe hợp lý nhưng thường gây rắc rối khi làm thủ tục, vì gần như mọi việc đều cần nhiều giấy tờ cùng lúc. Khai nhận nhà đất cần sổ đỏ, giấy tờ nhân thân của người mất, giấy tờ chứng minh quan hệ; nếu ba thứ nằm ở ba tỉnh, chỉ riêng việc gom lại đã mất vài tuần.
Phương án ổn hơn là giữ tập trung ở một người, gần nơi có tài sản chính và nơi sẽ làm thủ tục, đổi lại người đó cam kết minh bạch: mọi người đều có bản chụp, biên bản bàn giao có đủ chữ ký, và mỗi lần mang giấy tờ đi đâu đều báo trước. Nếu chưa ai đủ tin cậy với tất cả, có thể gửi giữ tại một nơi trung lập, chẳng hạn két gửi đồ đứng tên một người nhưng cần hai người cùng có mặt mới mở theo thoả thuận nội bộ.
Riêng bản chụp thì nên chia cho tất cả. Một thư mục chung có đủ ảnh chụp hai mặt các giấy tờ giúp người ở xa chuẩn bị hồ sơ phần mình, kiểm thông tin có khớp không, phát hiện sớm sai sót như tên người mất trên sổ đỏ lệch với căn cước, mà không cần cầm bản gốc.
Câu hỏi thường gặp
Anh cả đang giữ sổ đỏ của bố mẹ, có bắt buộc phải đưa cho các em không?
Không có quy định bắt buộc giao sổ cho một người cụ thể, nhưng người giữ có nghĩa vụ bảo quản và giao lại khi các người thừa kế yêu cầu để làm thủ tục. Giữ sổ để ép cách chia là không đúng; nếu thương lượng không được, các người thừa kế có thể yêu cầu toà án giải quyết.
Sổ đỏ của người đã mất có bị người khác đem đi bán được không?
Về nguyên tắc, giao dịch chuyển nhượng phải có người đứng tên hoặc người thừa kế đã khai nhận ký. Tuy vậy giấy tờ gốc vẫn có thể bị lợi dụng cho các thoả thuận viết tay, cầm cố trái phép. Vì vậy cần giữ an toàn và báo cơ quan đăng ký đất đai ngay khi mất.
Có nên ép plastic sổ đỏ cũ để giữ cho bền không?
Không nên. Ép plastic có thể khiến cơ quan tiếp nhận không kiểm được giấy tờ và yêu cầu làm thủ tục cấp đổi. Hãy cất trong bìa nhựa có khoá, để nơi khô ráo, và chụp hoặc quét lại toàn bộ để dùng khi chỉ cần bản chụp.
Biên bản bàn giao giấy tờ trong gia đình có cần công chứng không?
Không cần. Văn bản có chữ ký của người giao, người nhận và các người thừa kế có mặt là đủ dùng giữa các thành viên. Ghi rõ từng loại giấy tờ, số hiệu nếu có, tình trạng và nơi cất để sau này dễ đối chiếu khi cần.
Đăng ký xe của bố mẹ đã mất có còn dùng được để chạy xe không?
Đăng ký xe vẫn còn đó cho tới khi làm thủ tục sang tên, nhưng xe là di sản chưa chia nên việc dùng xe cần có sự đồng ý của các người thừa kế. Về yêu cầu giấy tờ khi lưu thông, bạn nên kiểm quy định hiện hành của cơ quan đăng ký xe và làm sang tên sớm.