Khi tên trên giấy tờ Việt Nam và tên trên hộ chiếu nước ngoài của người thừa kế khác nhau, hồ sơ thừa kế cần thêm giấy tờ nối hai cái tên, cho thấy đó là cùng một người. Giấy hay dùng nhất là giấy chứng nhận nhập quốc tịch nước ngoài có ghi tên cũ, quyết định đổi tên của cơ quan hoặc toà án nước ngoài, hộ chiếu Việt Nam cũ, và các giấy tờ có đồng thời thông tin cũ lẫn mới. Giấy do nước ngoài cấp cần hợp pháp hoá và dịch theo quy định, trừ khi được miễn.
Đây là vướng mắc rất phổ biến trong các gia đình có người ra nước ngoài nhiều năm trước. Người đi lấy tên mới cho dễ gọi, người lấy họ chồng, người bị ghi ngày sinh khác khi làm giấy tờ tị nạn. Đến lúc cha mẹ ở Việt Nam mất, giấy khai sinh Việt Nam ghi một người, hộ chiếu ghi một người khác. Bài liệt kê các kiểu sai khác hay gặp, giấy tờ dùng được cho từng kiểu, và cách làm khi không còn giữ giấy gốc.
Các kiểu sai khác và giấy tờ nối tương ứng
Mỗi kiểu sai khác cần một loại bằng chứng khác. Xác định đúng mình thuộc kiểu nào giúp không phải xin những giấy không cần.
| Kiểu sai khác | Ví dụ giả định | Giấy tờ thường dùng để nối |
|---|---|---|
| Chỉ khác cách viết: bỏ dấu, đảo họ tên, gộp tên đệm | Nguyễn Văn An thành An Van Nguyen | Thường chỉ cần giải trình và đối chiếu ngày sinh, nơi sinh, tên cha mẹ; bảng tên thống nhất khi dịch |
| Đổi tên khi nhập quốc tịch | Trần Thị Hoa thành Flora Tran | Giấy chứng nhận nhập quốc tịch có tên cũ, hồ sơ nhập tịch |
| Đổi họ khi kết hôn ở nước ngoài | Lê Thị Mai thành Mai Smith | Giấy chứng nhận kết hôn thể hiện tên trước và sau |
| Đổi tên bằng quyết định riêng | Phạm Minh Tuấn thành Michael Pham | Quyết định đổi tên của toà án hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài |
| Khác ngày sinh hoặc nơi sinh | Ngày sinh ghi một ngày đầu năm vì không rõ ngày thật khi làm giấy tị nạn | Giấy tờ cũ thể hiện thông tin gốc; giải trình; trường hợp khó cần xác định qua thủ tục khác |
Ba kiểu giữa thường có một giấy nối rõ ràng. Kiểu đầu ít khi bị vướng nếu các thông tin khác khớp nhau. Kiểu cuối, khác ngày sinh, là kiểu khó nhất vì không có giấy nào tự nó nói rằng hai ngày sinh là của một người.
Giấy chứng nhận nhập quốc tịch: tờ giấy quý nhất
Ở nhiều nước, giấy chứng nhận nhập quốc tịch ghi tên của người đó tại thời điểm nhập tịch, có khi cả tên cũ và tên mới nếu họ đổi tên trong thủ tục nhập tịch, kèm ngày sinh và nước sinh. Đây thường là giấy nối mạnh nhất, vì nó do chính cơ quan nhà nước nước đó cấp và gắn trực tiếp với việc thay đổi.
Vấn đề là nhiều người không còn giữ bản gốc, hoặc giấy chỉ ghi tên mới mà không ghi tên cũ. Khi đó, có thể xin bản sao hồ sơ nhập tịch từ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc quốc tịch của nước đó, theo thủ tục của họ. Hồ sơ nhập tịch thường có đơn ghi tên cũ do chính người đó khai. Thời gian xin bản sao có thể dài, nên bắt đầu sớm.
Một lưu ý: không phải nước nào cũng cho phép đổi tên trong thủ tục nhập tịch. Có người đổi tên bằng một quyết định riêng trước hoặc sau khi nhập tịch. Trong trường hợp đó, quyết định đổi tên mới là giấy nối, và giấy nhập tịch chỉ chứng minh quốc tịch.
Những giấy tờ khác có thể dùng để củng cố
Hộ chiếu Việt Nam cũ. Dù đã hết hạn, hộ chiếu Việt Nam cũ có ảnh, tên tiếng Việt, ngày sinh, nơi sinh. Đặt cạnh hộ chiếu nước ngoài, nó giúp đối chiếu khuôn mặt và thông tin. Đừng huỷ hộ chiếu cũ dù đã hết hạn lâu năm.
Giấy tờ thời đi học, đi làm ở Việt Nam. Học bạ, bằng cấp, giấy tờ cũ có tên tiếng Việt. Chúng không thay thế giấy nối chính thức nhưng giúp củng cố khi công chứng viên còn băn khoăn.
Giấy tờ của chính cha mẹ ghi tên con. Hộ khẩu cũ, giấy khai sinh bản chính, các giấy tờ của cha mẹ có ghi tên con theo tên khai sinh. Những giấy này chứng minh quan hệ với người để lại di sản theo tên cũ.
Giấy xác nhận của cơ quan đại diện Việt Nam. Tuỳ trường hợp, cơ quan đại diện Việt Nam có thể cấp một số giấy xác nhận thông tin cho người gốc Việt dựa trên hồ sơ họ lưu, như giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Hỏi trực tiếp cơ quan đại diện xem họ có làm loại giấy giúp ích cho bạn không.
Chuẩn bị hồ sơ khi tên đã thay đổi
Trình tự dưới giúp người ở nước ngoài gom đủ giấy tờ trước khi gửi về, tránh việc công chứng viên phải hỏi lại nhiều lần.
- Viết ra mọi cách viết tên của mình đã từng xuất hiện trên giấy tờ, kèm ngày sinh, nơi sinh trên từng giấy.
- Xác định kiểu sai khác theo bảng ở trên và giấy nối tương ứng; kiểm tra mình còn giữ giấy đó không.
- Nếu thiếu, xin bản sao hồ sơ nhập tịch, quyết định đổi tên hoặc giấy kết hôn từ cơ quan nước ngoài.
- Hợp pháp hoá giấy nối, gửi về Việt Nam, dịch và chứng thực bản dịch với bảng tên thống nhất.
- Gửi bản chụp toàn bộ cho tổ chức công chứng xem trước, hỏi họ có cần thêm giấy nào không.
- Trong văn bản thừa kế, đề nghị ghi cả tên hiện tại và tên trên giấy tờ Việt Nam để về sau sang tên tài sản không bị vướng lại.
Bước cuối rất quan trọng. Nếu văn bản thừa kế chỉ ghi tên nước ngoài, đến khi sang tên ở văn phòng đăng ký đất đai hoặc rút tiền ngân hàng, cán bộ ở đó lại phải đối chiếu từ đầu. Ghi cả hai cách viết ngay trong văn bản công chứng giúp mọi bước sau đi trơn tru hơn.
Ví dụ giả định: một hồ sơ đi trọn từ đầu đến cuối
Bà Hoa sinh ở Huế, ra nước ngoài năm 1990, nhập quốc tịch Mỹ và lấy tên Flora, sau đó kết hôn và đổi họ theo chồng thành Flora Miller. Mẹ bà mất ở Huế, để lại căn nhà. Giấy khai sinh Việt Nam ghi Trần Thị Hoa; hộ chiếu Mỹ ghi Flora Miller. Giữa hai cái tên có hai lần thay đổi, nên cần hai giấy nối.
Giấy nối thứ nhất là giấy chứng nhận nhập quốc tịch, ghi tên Flora Tran cùng ngày sinh và nước sinh. Giấy nối thứ hai là giấy chứng nhận kết hôn, thể hiện Flora Tran đổi họ thành Flora Miller. Bà Hoa xin bản sao có xác nhận của cả hai giấy, làm khâu chứng thực trong nước Mỹ, hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam, rồi gửi về cùng hộ chiếu Việt Nam cũ đã hết hạn để đối chiếu ảnh.
Ở Huế, em trai bà mang giấy đi dịch với một bảng tên thống nhất, gửi bản chụp cho tổ chức công chứng xem trước. Văn bản thoả thuận phân chia ghi bà là "Flora Miller, tên khai sinh Trần Thị Hoa". Nhờ chuỗi giấy liền mạch, hồ sơ không bị hỏi lại ở khâu công chứng lẫn khâu sang tên. Nếu thiếu một trong hai giấy nối, chuỗi sẽ đứt ở đúng chỗ đó và công chứng viên gần như chắc chắn yêu cầu bổ sung.
Khi ngày sinh khác nhau: ca khó nhất
Nhiều người ra đi trong hoàn cảnh không mang theo giấy tờ, được ghi một ngày sinh ước lượng khi làm thủ tục ở nước đến. Ngày đó theo họ suốt mấy chục năm trên mọi giấy tờ nước ngoài, trong khi giấy khai sinh ở Việt Nam ghi ngày khác. Ở đây không có giấy nào tự nó nói hai ngày sinh là của một người.
Cách làm thường là gom càng nhiều bằng chứng gián tiếp càng tốt: hồ sơ thời tị nạn hoặc nhập cư có ghi thông tin gia đình, tên cha mẹ trên giấy tờ nước ngoài trùng với tên cha mẹ trên giấy khai sinh Việt Nam, ảnh cũ, lời xác nhận của người thân. Công chứng viên sẽ đánh giá toàn bộ, và có quyền từ chối nếu không đủ căn cứ.
Nếu công chứng viên không chấp nhận, gia đình có thể phải yêu cầu toà án xác định người đó là người thừa kế, hoặc dùng giám định quan hệ huyết thống với anh chị em ruột để chứng minh. Đây là ca nên hỏi luật sư trước khi làm, vì chọn sai hướng có thể tốn nhiều tháng, và luật sư sẽ giúp xác định nên gom loại chứng cứ nào trước.
Điều không nên làm
Có người nghĩ đến chuyện làm lại giấy khai sinh Việt Nam theo tên và ngày sinh mới cho khớp, hoặc nhờ ai đó "chỉnh" thông tin trên giấy tờ. Không nên. Thay đổi thông tin hộ tịch phải đi đúng thủ tục và có căn cứ; làm giấy tờ không đúng sự thật, hay sửa chữa giấy tờ, là vi phạm pháp luật và khiến cả hồ sơ thừa kế có nguy cơ bị huỷ về sau.
Cũng không nên giấu sự khác biệt rồi hy vọng không ai để ý. Công chứng viên và cán bộ đăng ký đất đai đối chiếu kỹ, và một văn bản thừa kế lập trên thông tin sai lệch có thể bị những người khác yêu cầu tuyên vô hiệu. Cách an toàn là trình bày minh bạch: tên cũ, tên mới, lý do khác nhau, và giấy tờ chứng minh.
Cuối cùng, đừng để người khác ký thay bằng giấy tờ của mình hoặc dùng giấy tờ của người khác vì "tên giống hơn". Người ký văn bản thừa kế phải là đúng người thừa kế, với giấy tờ tuỳ thân của chính họ; mọi khác biệt được giải quyết bằng giấy nối, không phải bằng đường tắt.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ khác dấu tiếng Việt và thứ tự họ tên thì có cần giấy nối không?
Thường không cần giấy riêng nếu ngày sinh, nơi sinh, tên cha mẹ trên các giấy tờ khớp nhau. Công chứng viên sẽ đối chiếu và có thể yêu cầu giải trình. Dùng bảng tên thống nhất khi dịch giúp tránh hiểu nhầm.
Đã mất giấy chứng nhận nhập quốc tịch thì làm sao?
Có thể xin bản sao hoặc giấy xác nhận từ cơ quan quản lý quốc tịch, xuất nhập cảnh của nước đã cấp, theo thủ tục của họ. Hồ sơ nhập tịch lưu ở đó thường ghi tên cũ. Bắt đầu sớm vì thời gian xử lý có thể dài.
Có thể đổi tên trên giấy khai sinh Việt Nam cho khớp hộ chiếu nước ngoài không?
Việc thay đổi họ tên trong hộ tịch Việt Nam có điều kiện và thủ tục riêng, không phải làm tuỳ ý cho khớp. Thông thường không cần làm vậy để nhận thừa kế; chỉ cần giấy tờ chứng minh là cùng một người.
Văn bản thừa kế nên ghi tên theo giấy tờ nào?
Nên ghi theo giấy tờ tuỳ thân người đó dùng để ký, và ghi thêm tên trên giấy tờ Việt Nam để thể hiện mối liên hệ. Công chứng viên sẽ quyết định cách ghi phù hợp theo hồ sơ thực tế.
Người đã mất trong gia đình cũng từng đổi tên thì sao?
Cùng nguyên tắc: cần giấy tờ chứng minh tên trên giấy chứng tử và tên trên giấy tờ quan hệ là cùng một người. Khi người cần chứng minh đã mất, thường phải dựa vào giấy nhập tịch, hộ chiếu cũ, giấy kết hôn của họ.
Ngày sinh trên hộ chiếu nước ngoài khác giấy khai sinh Việt Nam có làm mất quyền thừa kế không?
Không mất quyền, nhưng phải chứng minh được. Gom bằng chứng gián tiếp như hồ sơ nhập cư ghi tên cha mẹ, giấy tờ cũ, lời xác nhận của người thân. Khi không đủ, có thể cần toà án xác định hoặc giám định quan hệ huyết thống.